Een herkenbare situatie: werken in Microsoft Teams
Stel, je werkt aan een belangrijk project in Microsoft Teams. Samen met je collega’s deel je documenten en werk je samen aan bestanden. Na verloop van tijd groeit de hoeveelheid informatie in het team: conceptversies, notulen, besluitvormingsdocumenten en goedgekeurde rapporten staan door elkaar. Waar stond dat definitieve rapport ook alweer? Wie heeft de laatste versie? En nog belangrijker: hoe zorg je ervoor dat cruciale informatie niet verloren gaat of onvindbaar wordt?
Deze uitdaging komt vaak voor bij organisaties die Microsoft Teams gebruiken. Teams is een ideale applicatie om samen te werken, maar niet ontworpen voor duurzaam beheer en archivering. Hier komt Corsa Connect Teams in beeld, waarmee je effectief documenten vanuit Microsoft Teams kunt archiveren. Met Corsa Connect Teams archiveer je namelijk met één druk op de knop documenten en mappen rechtstreeks vanuit Teams naar Corsa. Hierdoor blijft informatie goed beheerd, toegankelijk en compliant met wet- en regelgeving.
Sterker nog: de module staat binnen drie dagen klaar in jouw omgeving. En begin je binnen drie dagen met archiveren, dan doe je al meer aan gestructureerd en compliant archiveren dan dat je vandaag doet!
In dit blog bekijken we de archiveringscyclus (en het werken met Teams) eens stap voor stap.
1. Inrichtingsfase: Slim starten met Microsoft Teams
Voordat je Teams gaat gebruiken, is het handig om na te denken over de inrichting van je digitale omgeving. Wat wil je vastleggen bij het aanmaken van een Team? Welke metadata zijn nodig op een map of document om later eenvoudig te archiveren?
Door vooraf met teamleden, recordmanagers en beheerders een template te maken, zorg je ervoor dat alle teams op dezelfde manier worden opgezet en dat de juiste metadata wordt uitgevraagd om uiteindelijk op de goede manier te archiveren. De meeste klanten kiezen ervoor om te beginnen met één afdeling. Hier wordt gekeken welke informatie men nodig heeft en hoe de medewerkers het vinden om te werken op de nieuwe manier. De ervaring die men hier opdoet kan men gebruiken bij de volgende afdelingen. Deze bevindingen kan men dan weer opnemen in het template, zodat deze ook bij de nieuwe teams worden toegepast en het archiveren in Microsoft Teams soepel verloopt.
2. Gebruiksfase: Dynamische samenwerking en het vooraf archiveren van documenten
Tijdens het project voegen teamleden continu nieuwe informatie toe en wijzigen ze bestaande bestanden. Dit is precies waar Teams en SharePoint in uitblinken: makkelijke samenwerking en snelle toegang tot documenten. Maar naarmate het project vordert, groeit de behoefte om belangrijke documenten gestructureerd te bewaren. Door tijdens deze gebruiksfase regelmatig stil te staan bij het vooraf archiveren van documenten, voorkom je chaos en zorg je ervoor dat informatie makkelijk terug te vinden blijft. Met duidelijke afspraken over hoe en wanneer documenten naar een archiefsysteem worden verplaatst, maak je van Microsoft Teams archiveren een soepel en laagdrempelig proces. Zo voorkom je dat belangrijke informatie onvindbaar wordt tussen concepten en oude versies, en blijft je projectinformatie overzichtelijk, compliant en altijd beschikbaar voor iedereen die ermee werkt.
3. Bewaarfase: Archiefwaardige documenten overdragen naar Corsa
Op een gegeven moment is een project afgerond en wordt bepaald welke documenten bewaard moeten blijven. Organisaties kiezen ervoor om dit door de eindgebruikers of een teamleider te laten uitvoeren. Met Corsa Connect Teams kunnen gebruikers eenvoudig Microsoft Teams archiveren:
Definitieve documenten eenvoudig verplaatsen naar een aangewezen archiefmap in Teams;
Metadata toevoegen aan de documenten en mappen via een pop-upvenster;
Direct documenten en mappen archiveren in Corsa, zonder extra handelingen.
Hierdoor blijven documenten vindbaar en beheersbaar, met de zekerheid dat ze voldoen aan bewaartermijnen en compliance-eisen. Zo voorkom je dat bestanden kriskras door elkaar staan en blijven documenten beschermd tegen ongecontroleerde aanpassingen of onbedoelde verwijdering. Je zorgt bovendien dat cruciale kennis duurzaam beschikbaar blijft voor toekomstige projecten of audits. Door duidelijkheid te scheppen in wat je bewaart en hoe je dat doet, verander je Microsoft Teams van een plek met chaos en zoekwerk naar een gestructureerde omgeving voor optimale samenwerking en archivering. Met Corsa Connect Teams breng je overzicht terug, bespaar je kostbare zoektijd en creëer je rust en vertrouwen binnen jouw organisatie.
4. Vernietiging: Grip op lifecycle management
Zodra de documenten veilig in Corsa staan, kunnen Teams-sites en SharePoint-mappen opgeruimd worden. Veel organisaties kiezen ervoor om Teams-omgevingen na bijvoorbeeld een jaar automatisch te verwijderen, zodat alleen de relevante informatie in Corsa blijft bestaan. Het resultaat: minder zoekwerk en betere archivering.
De VNG heeft samen met tien gemeenten gewerkt aan een aantal praktische documenten voor het gebruik van Microsoft 365. Dit document staat vol met verschillende scenario’s en praktische tips. Hiermee ondersteunt de VNG gemeenten bij de (her)inrichting van Teams.
Corsa Connect Teams sluit perfect aan bij de scenario’s die de VNG schetst, zodat cruciale informatie niet langer blijft zweven in losse Teams-kanalen of chats. Documenten zijn altijd terug te vinden, goed beheerd en voldoen aan wet- en regelgeving. Zo houd je de bestanden netjes geordend en raak je belangrijke informatie niet kwijt.
Wil je meer weten over hoe deze oplossing in jouw organisatie kan werken? Neem dan deel aan het archiveren van Teams-informatie Corsa Connect Teams in de praktijk.
5. Meld je vandaag aan, start over drie dagen. Als je over drie dagen begint, dan doe je al meer dan je nu doet
Het goede nieuws aan de module Corsa Connect Teams is dat het in drie dagen voor je klaarstaat. Tip: houd het klein en behapbaar, daar is deze module zeer geschikt voor. Als je vandaag begint met het opslaan van Teams-informatie in je archief, dan doe je al meer aan gestructureerde archivering dan dat je gisteren deed en voldoe je beter aan de wet- en regelgeving! Welke overwegingen houden je nog tegen? Wij horen het graag, zodat we je kunnen meenemen in hoe andere klanten de overstap maakten. Neem daarvoor contact met ons op.