Slimmer omgaan met informatie
Organisaties beschikken vandaag over meer informatie dan ooit: documenten, e-mails, chats, procesgegevens. De stroom groeit exponentieel. De uitdaging is niet alleen meer om die informatie veilig op te slaan, maar ook om er waarde uit te halen.
Met systemen die in de kern bedoeld zijn voor procesafhandeling – of applicaties met slechts een beperkte archieffunctie – red je het niet om informatie veilig, compliant, archiefwaardig en gestructureerd te beheren. Ze ondersteunen prima de voortgang van dossiers, maar zijn nooit ontworpen om informatie centraal te structureren of duurzaam te archiveren. Het gevolg? Waardevolle gegevens raken verspreid, verliezen hun context en worden moeilijk vindbaar. Hoe ga je daar dan waarde uithalen?
Precies daar ligt de kracht van Clever in Corsa als Nexus: informatie niet alleen bewaren met het beste archief van Nederland, maar je haalt blijvende waarde uit die informatie.
Van mierenhoop naar overzicht
“Mijn opa was een Rotterdamse binnenvaartschipper en had een passie voor de havens”, vertelt Stefan Knarren, strategisch productmanager bij BCT. “Als je daar wel eens bent geweest, het lijkt één grote mierenhoop: vrachtwagens, containers, kranen, schepen. Je vraagt je af hoe daar ooit iemand wijs uit kan worden. Maar kijk je er van bovenaf op neer, dan blijkt die chaos ineens strak georganiseerd. Alles heeft zijn plek en bestemming.
Zo kun je ook naar informatie kijken. Binnen organisaties stapelt de data zich op: documenten, mails, processen, chats. Van dichtbij voelt dat vaak onoverzichtelijk. Maar met de juiste structuur en slimme technieken wordt die berg data ineens een georganiseerde haven, waarin je precies weet wat er ligt en waar het naartoe moet.
Dat is waar Clever voor staat: slim informatiemanagement dat data omzet in waardevolle inzichten.”
Slimme technieken in de praktijk
Slim informatiemanagement wordt middels Clever-toepassingen in de praktijk gebracht bij verschillende organisaties. Bijvoorbeeld, met Robotisering en automatisering hoeven archiefmedewerkers documenten niet meer handmatig door de keten te sturen. Vanaf het moment van binnenkomst kan informatie automatisch de juiste plek vinden en uiteindelijk schoon worden overgedragen.
Daarnaast is stuurinformatie, op basis van gedocumenteerde informatie in Corsa, zichtbaar geworden dankzij onze Business Intelligence oplossing. Dashboards geven inzicht in de status en kwaliteit van dossiers. Zo wordt informatie niet alleen bewaard, maar ook gebruikt voor betere besluitvorming.
Ook slimme technieken, zoals AI, helpen gebruikers sneller de juiste informatie te vinden door niet alleen op zoekwoorden te kijken, maar ook de context en betekenis van documenten te begrijpen. Zo krijg je resultaten die relevanter en completer zijn, ook wanneer de gebruiker zelf niet exact weet hoe de informatie is opgeslagen.
Freek Sengers, directeur van BCT, benadrukt hierbij dat efficiëntie niet het enige doel mag zijn:
“Als efficiëntie alleen wordt ingezet om nóg sneller informatie te verwerken, verliezen medewerkers overzicht en context. Het gaat erom informatie slim te structureren én verstandig te gebruiken. Efficiëntie is een middel, geen doel op zich.”
Slim werken kan alleen als de Core goed is, en als je Connected bent
Informatiemanagement is veranderd door de slimme technieken die beschikbaar zijn. Doordat we nu makkelijk inzichten uit informatie kunnen halen, ontstaat ruimte voor innovatie: betere dienstverlening aan burgers, efficiëntere processen en beleidskeuzes die zijn gebaseerd op feiten in plaats van aannames.
Zoals Freek het zegt: “Het is essentieel om slimheid te verbinden. Pas als alle slimme inzichten ook gedeeld en verbonden worden, ontstaat echte waarde.”
Clever past binnen een bredere visie: een gedeeld brein dat organisaties niet alleen helpt om grip te houden, maar ook vooruit te kijken. Door de Core wordt archiveren wordt daarmee niet een sluitpost, maar een startpunt voor hergebruik, inzicht en grip. Met Clever haal je daar waarde uit. Met Connected haal je ook informatie uit andere systemen, zodat je informatie compleet is – en daardoor ook de waarde die je eruit haalt.
Leer meer over Clever-toepassingen binnen Corsa
Wil je meer weten hoe Clever precies werkt in Corsa? Wat nú al toe te passen is en wat er nog aankomt in dit onderdeel? Bekijk dan het webinar.
