De Wet open overheid (Woo) moet zorgen voor meer transparantie en vertrouwen tussen overheid en burger. Maar in de praktijk blijft die belofte nog vaak steken in goede bedoelingen. D66-Kamerlid Joost Sneller roept op tot meer daadkracht: “Er is meer actie nodig op actieve openbaarmaking.” Volgens hem mag de uitvoering van de Woo niet blijven hangen in ambities alleen. Openbaarheid moet onderdeel worden van de manier waarop de overheid werkt, en niet iets wat er achteraf nog bij moet.
Dat is een boodschap die veel overheidsorganisaties zullen herkennen. Want hoewel het belang van openheid breed wordt onderschreven, lopen de dagelijkse realiteit en de wettelijke vereisten van de Woo nog te vaak uit de pas. Zeker op het gebied van actieve openbaarmaking — het proactief publiceren van informatie zonder dat daar eerst een verzoek voor nodig is — blijkt het lastig om tempo te maken.
De vraag is dus niet óf overheden aan de slag moeten met de Woo, maar hóe dat op een haalbare, toekomstbestendige manier kan. In dit artikel nemen we je mee langs de grootste knelpunten én laten we zien hoe je als organisatie grip kunt krijgen op openbaarmaking — zonder je organisatie te overvragen.
De realiteit: overbelast, onderbemand, en informatie overal
Veel overheidsorganisaties hebben de intentie om transparanter te zijn. Maar tussen ambitie en uitvoering staan nog flink wat drempels. De praktijk laat zich vaak samenvatten in drie woorden: onbekendheid, ondercapaciteit en versnippering.
- Onbekendheid: binnen teams is niet altijd duidelijk welke informatie onder de Woo valt en wat er actief gepubliceerd moet worden. Dat leidt tot terughoudendheid en afwachtendheid.
- Ondercapaciteit: de uitvoering van de Woo komt vaak boven op het reguliere werk. Zonder extra tijd, middelen of ondersteuning raakt het snel ondergesneeuwd.
- Versnippering: documenten staan verspreid over zaaksystemen, netwerkschijven, mailboxen en cloudomgevingen. Er is geen centrale plek waar informatie wordt beheerd, laat staan openbaar gemaakt.
D66-Kamerlid Joost Sneller verwoordde het scherp in zijn artikel met iBestuur:
“Voor individuele ambtenaren die het goed willen doen, is het ook gewoon heel lastig op dit moment. Dat ligt niet per se aan de wet maar aan de stand van de informatiehuishouding. Die is nog steeds niet op orde ondanks de honderden miljoenen die daarvoor ter beschikking zijn gesteld.”
Zijn boodschap is helder: zolang systemen gebrekkig blijven en informatie moeilijk te ontsluiten is, blijft openbaarmaking concurreren met andere kerntaken van ambtenaren. Dat maakt de uitvoering van de Woo niet alleen ingewikkeld, maar ook frustrerend voor mensen die er juist werk van willen maken.
Informatiehuishouding als fundament
Zoals we eerder schreven in ons blog “Informatiehuishouding op orde? Waarom het meer is dan een administratieve taak”, is een goed georganiseerde informatiehuishouding geen luxe — het is een randvoorwaarde geworden.
Als je niet weet wat je hebt, waar het staat of of het openbaar mag, wordt publiceren onwerkbaar. Goed informatiebeheer begint bij overzicht: structuur aanbrengen, eenduidig opslaan, metadata toepassen en duidelijke richtlijnen volgen. Daarmee wordt het niet alleen eenvoudiger om informatie terug te vinden, maar ook om te toetsen of iets openbaar gemaakt moet worden.
Organisaties die hier actief op inzetten, merken dat het niet alleen helpt bij Woo-verzoeken, maar ook bij audits, archivering en interne samenwerking. Het voorkomt dat informatiebeheer een sluitpost is en maakt het onderdeel van het dagelijks werk.
Daarnaast vraagt de Woo om een andere houding. Openbaarheid is geen aanvinkverplichting, maar een uitgangspunt in beleid, besluitvorming en communicatie. Dat vraagt ook iets van de cultuur binnen organisaties.
Wat nú nodig is
Hoewel de wetgeving stapsgewijs wordt ingevoerd, is wachten geen verstandige strategie. De ervaring leert dat achterstanden zich snel opstapelen. Dit zijn praktische stappen die je nú al kunt zetten:
- Begin klein, maar concreet: kies één of twee informatiecategorieën die relatief eenvoudig zijn (zoals organisatie-informatie of beleidsregels) en richt het proces daar goed voor in.
- Breng de informatiestromen in kaart: weet waar documenten ontstaan, wie er verantwoordelijk voor is, en hoe ze nu worden beheerd.
- Werk met vaste publicatieprocessen: zo voorkom je dat elke afdeling het wiel opnieuw moet uitvinden.
- Koppel informatiebeheer aan werkprocessen: train medewerkers om al bij de creatie van documenten na te denken over openbaarmaking.
Het gaat niet om perfectie, maar om een werkbare aanpak die je stapsgewijs kunt uitbreiden. Elke stap vooruit voorkomt later grotere knelpunten.
Openbaarheid is er voor iedereen
Het doel van de Woo is niet alleen interne orde op zaken stellen. De wet is bedoeld om burgers, journalisten, onderzoekers en raadsleden in staat te stellen de overheid te controleren en beter te begrijpen wat er speelt. Een goed functionerende informatiehuishouding helpt niet alleen bij naleving, maar versterkt ook het vertrouwen in het openbaar bestuur.
Dat maatschappelijke belang mag niet ondersneeuwen in technische of administratieve discussies. Transparantie moet voelbaar worden voor de buitenwereld. Daar begint publieke waarde.
De Woo vraagt om actie en samenwerking
De Woo is er niet alleen voor juristen of beleidsmedewerkers. Het raakt de hele organisatie: van de griffie tot de communicatieafdeling, van DIV tot het bestuur. Daarom is het belangrijk om het niet te zien als een losstaand project, maar als een gezamenlijke verantwoordelijkheid die past bij de publieke taak. Het vraagt om samenwerking, eigenaarschap én ondersteuning.
Bij BCT helpen we overheden om actief te publiceren op een manier die wél werkt in de praktijk. Met slimme ondersteuning voor documentselectie, controle, publicatie en beheer. Onze oplossing is gericht op het structureel inrichten van het publicatieproces, afgestemd op jouw organisatie.
Benieuwd hoe dat eruitziet? Bekijk hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen met het publiceren volgens de Woo.