In de vorige blog bespraken we hoe je een lokaal bestuur digitaliseert. In deze blog gaan we dieper in op de risico’s die daarbij komen kijken en hoe je die risico’s aanpakt. Tijdens ons evenement ‘Gluren bij de buren’ op 18 april heb je de gelegenheid om over onderstaande onderwerpen meer vragen te stellen.
Risico’s van digitaliseren zonder de juiste kennis of middelen
Risico’s waarmee je te maken kunt krijgen bij het digitaliseren van je lokaal bestuur omvatten zaken als het waarborgen van informatieveiligheid, wet- en regelgeving en procesbeheer voor je organisatiebeheersing. Als medewerker van een lokaal bestuur is het van cruciaal belang dat je de juiste kennis hebt hiervan en de juiste middelen in huis hebt om de risico’s aan te pakken. Heb jij al deze zaken onder controle?
Informatieveiligheid waarborgen
Informatieveiligheid als zorgpunt
Informatieveiligheid is een cruciaal zorgpunt voor lokale besturen omdat zij verantwoordelijk zijn voor een grote hoeveelheid gevoelige informatie, variërend van persoonsgegevens van burgers tot vertrouwelijke overheidsdocumenten. Het beveiligen van deze informatie tegen ongeautoriseerde toegang, cyberaanvallen (zoals in Antwerpen in 2022) en gegevenslekken is een uitdagende taak, vooral gezien de voortdurend evoluerende aard van cyberdreigingen. Het niet effectief beheren van informatieveiligheid kan leiden tot ernstige gevolgen, zoals financiële verliezen, reputatieschade, en het verlies van vertrouwen van burgers. Daarnaast kan het niet naleven van gegevensbeschermingsregels, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), resulteren in aanzienlijke boetes.
Waarborg informatieveiligheid
Om de informatieveiligheid te beheren, moeten lokale besturen systemen implementeren die zorgen voor veilige opslag en toegang tot informatie, met robuuste encryptie en authenticatieprotocollen om ongeautoriseerde toegang te voorkomen. Het Corsa DMS/RMA platform ondersteunt lokale besturen hierbij door een veilig raamwerk te bieden voor het beheer van documenten en records. Met functionaliteiten zoals geavanceerde toegangscontroles en audit trails, helpt Corsa bij het waarborgen van informatieveiligheid, minimaliseert het risico op gegevenslekken en versterkt het de algehele beveiligingspositie van de organisatie.
Wet- en regelgeving naleven, de kosten en baten
De kosten wanneer je wet- en regelgeving niet naleeft
Het niet naleven van wet- en regelgeving vormt een aanzienlijk risico voor lokale besturen. Wetten en regelgeving op gebieden zoals privacy, openbaar bestuur, en milieu stellen strikte eisen aan de manier waarop overheden opereren en informatie beheren. Het falen in naleving kan niet alleen financiële boetes tot gevolg hebben, maar ook juridische geschillen en een verlies aan publiek vertrouwen. Het blijven voldoen aan deze veranderende wetgeving vereist constante aandacht en aanpassing van processen en systemen.
Wet- en regelgeving niet naleven gebeurt vaak niet bewust. Zoiets gebeurt vaak onbewust door gebrek aan bewustzijn of training van het personeel over deze voorschriften, of door verouderde systemen en processen die niet voldoen aan de huidige normen voor gegevensbescherming.
De baten van het naleven van wet- en regelgeving
Het naleven van wet- en regelgeving zorgt voor rust op de werkvloer. Je haalt je audits en je hoeft niet bang te zijn voor boetes of om negatief in de media te komen.
Voor het naleven van wet- en regelgeving is het cruciaal dat lokale besturen over systemen beschikken die flexibel genoeg zijn om zich aan te passen aan veranderende wetgeving. Corsa en iGEN als organisatiebeheerssysteem ondersteunen bieden lokale besturen een framework dat ingericht is om te voldoen aan de huidige wettelijke vereisten, met de mogelijkheid om snel aanpassingen door te voeren wanneer de regelgeving verandert.
Voor- en nadelen (in)efficiënt procesbeheer
Inefficiënt procesbeheer
Inefficiënt procesbeheer kan leiden tot vertragingen, fouten en betekent dat je organisatiebeheersing niet op orde is. Processen die niet goed zijn geoptimaliseerd of geautomatiseerd, kunnen werknemers overbelasten en de dienstverlening aan burgers vertragen. Dit kan niet alleen de efficiëntie en effectiviteit van het bestuur ondermijnen, maar ook leiden tot ontevredenheid onder burgers en werknemers. Bovendien kunnen inefficiënte processen het moeilijker maken om te voldoen aan regelgevende vereisten, wat weer andere risico’s met zich meebrengt.
Efficiënt procesbeheer
Efficiënt procesbeheer vereist de automatisering van routinetaken en het stroomlijnen van werkprocessen om verspilling van middelen te verminderen en de dienstverlening te versnellen. Het implementeren van een geïntegreerd systeem dat processen centraliseert en automatisering mogelijk maakt, is hierbij essentieel. iGEN bevat generieke procesbeschrijvingen ontwikkeld door en voor lokale besturen, en biedt andere lokale besturen de mogelijkheid om hun procesmanagement te verbeteren door het gebruik van gestandaardiseerde processen en de integratie met het Corsa platform, waardoor de efficiëntie van documentbeheer en werkprocessen aanzienlijk wordt verhoogd.
Heb jij alles onder controle?
Als medewerker van een lokaal bestuur sta je voor de uitdaging om een breed scala aan taken te beheren, variërend van complexe systemen en technologieën tot het coördineren van mensen en collega’s. Bovendien omvat je rol het nauwkeurig navigeren door wet- en regelgeving en het efficiënt uitvoeren van processen om verspilling te minimaliseren en transparantie en verantwoording te bevorderen. Deze verantwoordelijkheden kunnen overweldigend zijn, vooral gezien de voortdurende behoefte aan aanpassing aan nieuwe uitdagingen en de evoluerende verwachtingen van burgers. Heb jij alles onder controle of kun je wel wat extra ondersteuning gebruiken?
BCT is een ervaren partner op het gebied van het digitaliseren van lokale besturen. Met behulp van onder andere dienstverlening in de vorm van deskundige consultants en projectmanagers zijn lokale besturen in staat om bovengenoemde complexe uitdagingen aan te gaan. Deze professionals bieden niet alleen begeleiding en ondersteuning bij het implementeren van effectieve oplossingen, maar helpen ook bij het optimaliseren van processen en het realiseren van aanzienlijke efficiëntieverbeteringen.
Conclusie
Het digitaliseren van je lokaal bestuur is mogelijk door het begrijpen van de risico’s en de juiste aanpak om die risico’s te beheersen. Door een gerichte aanpak, ondersteund door het Corsa DMS/RMA platform en iGEN, kun je als lokaal bestuur effectief de digitale risico’s beheren die gepaard gaan met de digitale transformatie, waardoor een veilige, transparante en efficiënte dienstverlening wordt gewaarborgd.