Microsoft Teams lijkt een onmisbare oplossing voor veel organisaties, vooral in de huidige tijd waarin remote werken de norm is geworden. Het biedt een centrale plek waar teamleden kunnen communiceren, samenwerken en documenten kunnen delen, wat de productiviteit en efficiëntie aanzienlijk verhoogt. Tegelijkertijd leidt het voor organisaties tot frustraties en overtredingen van wet- en regelgeving.
Teams is namelijk niet het platform om informatie voor lange tijd op te slaan. Dat heeft alles te maken met wet- en regelgeving zoals de Archiefwet en AVG, maar ook met slechte zoekfunctionaliteit en de beperkte workflow builder voor documentbeheer.
Wil je meer weten over wat je wel en niet moet doen met je informatie in Teams? We delen hieronder 3 inzichten die je moét weten als informatieprofessional.
3 inzichten voor grip op informatie in Teams: Zo doe je het (niet)!
Inzicht #1: Informatie GRC-proof bewaren doe je niet in Teams
Als informatieprofessional werk je waarschijnlijk dagelijks met Microsoft Teams, waar je voortdurend bestanden, chats en notities verzamelt. Deze ongestructureerde informatie kan snel onoverzichtelijk worden en is bovendien niet GRC-proof. Een integratie met een écht DMS/RMA systeem zoals Corsa biedt de oplossing.
Maak je leven als informatieprofessional makkelijk door Teams-informatie automatisch en gestructureerd in Corsa te plaatsen. Zo krijg je niet alleen meer grip op je informatie, maar voldoe je ook eenvoudig aan archiveringsvereisten. Dit bespaart je tijd en moeite bij het terugvinden en beheren van belangrijke documenten, waardoor je werkproces aanzienlijk wordt vereenvoudigd. In deze blog lees je hier meer over.
Inzicht #2: Jij overtreedt geen regels met ongestructureerde informatie in Microsoft-oplossingen. Of wel?
Uit onderzoek blijkt dat overheden hun informatie in Microsoft-oplossingen zoals Teams niet opslaan volgens archiverings- en wettelijke vereisten. Vaak wordt door ambtenaren handmatig informatie geselecteerd voor langdurige opslag. Archivarissen beschouwen deze werkwijzen echter als risicovol, vanwege de menselijke betrokkenheid en de daarmee samenhangende kans op fouten.
Sla jij informatie uit Teams en andere Microsoft-oplossingen goed, veilig en efficiënt op? Of overtreedt je net zoveel regels als de overheid? In deze blog gaan we dieper in op waarom het goed archiveren van ongestructureerde informatie vanuit Teams zo belangrijk is.
Inzicht #3: ‘Daar heb ik geen actieve herinnering aan’: archiveer wél (chat)berichten
Het archiveren van Teams-berichten, chatberichten en e-mails is geen overbodige luxe, zoals blijkt uit recente onderzoeken binnen de overheid. Uit het onderzoeksrapport blijkt dat veel departementen nog steeds geen structureel proces hebben voor het veiligstellen van zakelijke informatie wat leidt tot informatieverlies en het niet voldoen aan archiveringswetten. In deze blog nemen we je mee hoe BCT hierbij kan helpen.
De blog is binnenkort beschikbaar.