Een herkenbare situatie: werken in Microsoft Teams
Stel, je werkt aan een belangrijk project in Microsoft Teams. Samen met je collega’s deel je documenten en werk je gezamenlijk aan bestanden. Na verloop van tijd groeit de hoeveelheid informatie in het Team: conceptversies, notulen, besluitvormingsdocumenten en goedgekeurde rapporten staan door elkaar. Waar stond dat definitieve rapport ook alweer? Wie heeft de laatste versie? En belangrijker nog: hoe zorg je ervoor dat cruciale informatie niet verloren gaat of onvindbaar wordt?
Dit is een veelgehoorde uitdaging bij organisaties die Microsoft Teams gebruiken. Teams is ideaal voor samenwerking, maar niet ontworpen voor duurzaam beheer en archivering. Hier komt Corsa Connect Teams in beeld, waarmee je effectief documenten vanuit Microsoft Teams kunt archiveren. Met Corsa Connect Teams archiveer je namelijk met één druk op de knop documenten en mappen rechtstreeks vanuit Teams naar Corsa. Hierdoor blijft informatie goed beheerd, toegankelijk en compliant met wet- en regelgeving.
Sterker nog: de module staat binnen 3 dagen klaar in jouw omgeving. En begin je binnen 3 dagen met archiveren, doe je al meer aan gestructureerd en compliant archiveren dan dat je vandaag doet!
In dit blog bekijken we de archiveringscyclus (of het werken met Teams) eens stap voor stap.
1. Inrichtingsfase: Slim starten met Microsoft Teams
Voordat je Teams gaat gebruiken, is het handig om na te denken over de inrichting. Wat wil je vastleggen bij het aanmaken van een Team? Welke metadata zijn nodig op een map of document om later eenvoudig te archiveren?
Door vooraf met teamleden, recordmanagers en beheerders een template te maken, zorg je ervoor dat alle Teams consistent worden opgezet en dat de juiste metadata wordt uitgevraagd om naderhand juist te kunnen archiveren. De meeste klanten kiezen ervoor om bijvoorbeeld te starten met één afdeling om te bepalen welke informatie men nodig heeft en hoe een eindgebruiker het ervaart om te werken met de oplossing. De ervaring die men hier opdoet kan men gebruiken bij de volgende afdelingen. Deze bevindingen kan men dan weer opnemen in het template, zodat deze ook bij de nieuwe teams worden toegepast en Microsoft Teams archiveren soepel verloopt.
2. Gebruiksfase: Dynamische samenwerking vooraf archiveren van documenten
Tijdens het project voegen teamleden continu nieuwe informatie toe en wijzigen ze bestaande bestanden. Dit is precies waar Teams en SharePoint in uitblinken: laagdrempelige samenwerking en snelle toegang tot documenten. Maar naarmate het project vordert, groeit de behoefte om belangrijke documenten gestructureerd te bewaren. Door tijdens deze gebruiksfase regelmatig stil te staan bij het vooraf archiveren van documenten, voorkom je chaos en zorg je ervoor dat de informatie makkelijk terug te vinden blijft. Met duidelijke afspraken over hoe en wanneer documenten naar een archiefsysteem worden verplaatst, maak je van Microsoft Teams archiveren een soepel en laagdrempelig proces. Zo voorkom je dat belangrijke informatie onvindbaar wordt tussen concepten en oude versies, en blijft je projectinformatie overzichtelijk, compliant en altijd beschikbaar voor iedereen die ermee werkt.
3. Bewaarfase: Archiefwaardige documenten overdragen naar Corsa
Op een gegeven moment is een project afgerond en moet worden bepaald welke documenten bewaard moeten blijven. Organisaties kiezen ervoor om dit door de eindgebruikers of een teamleider te laten uitvoeren. Met Corsa Connect Teams kunnen gebruikers eenvoudig Microsoft Teams archiveren:
Hierdoor blijven documenten vindbaar en beheersbaar, met de zekerheid dat ze voldoen aan bewaartermijnen en compliance-eisen. Zo voorkom je een wildgroei aan bestanden en blijven documenten beschermd tegen ongecontroleerde aanpassingen of onbedoelde verwijdering. Je zorgt bovendien dat cruciale kennis duurzaam beschikbaar blijft voor toekomstige projecten of audits. Door duidelijkheid te scheppen in wat je bewaart en hoe je dat doet, verander je Microsoft Teams van een plek met chaos en zoekwerk naar een gestructureerd vertrekpunt voor optimale samenwerking én archivering. Met Corsa Connect Teams breng je overzicht terug, bespaar je kostbare zoektijd en creëer je rust en vertrouwen binnen jouw organisatie.
4. Vernietiging: Grip op lifecycle management
Zodra de documenten veilig in Corsa staan, kunnen Teams-sites en SharePoint-mappen opgeruimd worden. Veel organisaties kiezen ervoor om Teams-omgevingen na bijvoorbeeld een jaar automatisch te verwijderen, zodat alleen de relevante informatie in Corsa blijft bestaan. Het resultaat: Minder zoekwerk, betere archivering.
De VNG heeft samen met een tiental gemeenten, gewerkt aan een aantal praktische documenten voor het gebruik van Microsoft 365. Met dit document vol verschillende scenario’s en praktische tips, ondersteunt de VNG gemeenten bij de (her)inrichting van Teams.
Corsa Connect Teams sluit perfect aan bij de scenario’s die de VNG schetst, zodat cruciale informatie niet langer blijft zweven in losse Teams-kanalen of chats. Documenten zijn altijd terug te vinden, goed beheerd en voldoen aan wet- en regelgeving. Zo voorkom je wildgroei aan bestanden en weet je zeker dat belangrijke informatie niet verloren gaat.
Wil je meer weten over hoe deze oplossing in jouw organisatie kan werken? Neem dan deel aan het archiveren van Teams-informatie Corsa Connect Teams in de praktijk.
5. Meld je vandaag aan, start over 3 dagen. Begin je over 3 dagen, doe je al meer dan je nu doet
Het goede nieuws aan de module Corsa Connect Teams is dat het in 3 dagen voor je klaarstaat. Tip: houd het klein en behapbaar, daar is deze module uitermate voor geschikt. Bovendien, als je vandaag begint met het opslaan van Teams-informatie in je archief, doe je al meer aan gestructureerde archivering en en aan wet- en regelgeving dan dat je gister deed! Welke overwegingen houden je nog tegen? Wij horen het graag zodat we je kunnen meenemen in hoe andere klanten dit oppakten. Neem daarvoor contact met ons op.