20% van de archief plichtige organisaties heeft hun archief op orde
Januari is een veel gekozen maand voor archief plichtige organisaties om informatie te gaan vernietigen vanwege de administratieve afsluiting van het vorige jaar. Belangrijk is dat de vernietiging tijdig, volledig en volgens de juiste procedures gebeurt.
De vraag is echter meer of organisaties er klaar voor zijn om informatie in volledigheid te vernietigen? Wij weten dat maar bij zo’n 20% van de archief plichtige organisaties hun archief zo op orde is dat er volledig en verantwoord vernietigd kan worden.
Waar gaat het nu om en waar moet je aan denken, daar gaan we in dit artikel kort op in.
Vernietigen van informatie
Volgens de Archiefwet zijn archiefwaardige organisaties, waaronder overheidsinstanties, verplicht om informatie te beheren en te bewaren of juist te vernietigen volgens vastgestelde termijnen. Organisaties zijn echter wel verplicht om dossiers te vernietigen zodra de vastgestelde bewaartermijn is verstreken. De belangrijkste aspecten rond het vernietigen van informatie zijn:
Vernietiging na bewaartermijn: Informatie die niet als ‘blijvend te bewaren’ zijn aangemerkt, moeten worden vernietigd na een bepaalde bewaartermijn. De exacte termijn hangt af van het soort document en de informatie die het bevat. Deze termijnen zijn vastgelegd in de selectielijst van de betreffende organisatie, die goedgekeurd moet zijn door de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW).
Archiefbewaarplaats: Archiefbescheiden die als blijvend te bewaren zijn aangemerkt, moeten na maximaal 20 jaar¹ worden overgebracht naar een erkende archiefbewaarplaats, zoals een rijks- of gemeentearchief. Dit geldt voornamelijk voor overheidsinstanties. De documenten mogen niet langer binnen de organisatie blijven zonder speciale toestemming.Voor digitale te bewaren informatie is de archiefbewaarplaats een E-depot.
(1) In het nieuwe wetsvoorstel is sprake van 10 jaar.
Opschonen na vernietigen: Bij het correct vernietigen wordt de digitale informatie geheel verwijderd uit de systemen. Dit zorgt ervoor dat organisaties alleen waardevolle en relevante informatie bewaren, wat efficiënter beheer en bescherming van persoonsgegevens bevordert.
Procedure en documentatie: Vernietiging moet zorgvuldig gebeuren en de procedure moet worden gedocumenteerd. Dit betekent dat organisaties een overzicht moeten bijhouden van welke documenten zijn vernietigd en wanneer dit is gebeurd, zodat het proces controleerbaar blijft.
Het doel van deze regels is om zowel het erfgoed te beschermen als de efficiëntie en transparantie binnen overheidsorganisaties te waarborgen.
Wanneer vernietigen
Het proces verloopt als volgt:
- Vastgestelde bewaartermijnen: Voor elk type document wordt in een selectielijst een bewaartermijn vastgesteld, die aangeeft hoe lang het document moet worden bewaard. Zodra de termijn is verstreken, is de organisatie verplicht om de documenten te vernietigen.
- Periodieke vernietiging: Organisaties kiezen vaak zelf voor een vast moment om deze dossiers te beoordelen en te vernietigen. Dit gebeurt vaak periodiek, bijvoorbeeld jaarlijks, halfjaarlijks, of zelfs per kwartaal. Veel organisaties plannen dit in januari of aan het einde van een fiscaal jaar voor gemak en consistentie, maar dit is geen wettelijke vereiste.
- Flexibiliteit: De wet geeft organisaties enige flexibiliteit in de planning van vernietiging, mits ze kunnen aantonen dat de documenten worden vernietigd zodra de bewaartermijn is verlopen. Zolang de procedure en termijnen in overeenstemming zijn met de Archiefwet en de goedgekeurde selectielijst, kunnen organisaties zelf bepalen wanneer dit precies gebeurt.
Ben je er klaar voor?
Kortom, januari is een veel gekozen maand vanwege de administratieve afsluiting van het vorige jaar, maar het is niet verplicht om het in die maand te doen. Het is wel verplicht om de vernietiging tijdig en volgens de juiste procedures uit te voeren.
Heb je er vertrouwen in dat bij het vernietigen alle informatie volledig verwijderd wordt, zonder dat er ‘rondzwevende’ documenten in het DMS achterblijven of dat informatie vernietigd wordt die eigenlijk duurzaam bewaard moet blijven? Ben je er wel écht klaar voor? Want wij zien dat organisaties dénken dat ze op orde zijn maar…er zijn rondzwevende documenten of hebben toch net niet de systemen en/of juiste kennis in huis. Dat wordt ook bevestigd door dit artikel.
Met een Quick scan weet je binnen éen dag waar precies de pijnpunten zitten.
