Serviceportaal
Envelope
Phone

Notificaties in bestuurlijke processen

#019 - Hoe notificaties in bestuurlijke processen het werk voor de gehele organisatie eenvoudiger maakt
Dots

De door Corsa/Bestuur ondersteunde processen omvatten taken voor personeelsleden door de hele organisatie. Sommige medewerkers hebben een rol in het bestuurlijke proces, anderen in meerdere processen. Deze taken belanden in diverse werkvoorraden, afhankelijk van hun aard. Terwijl ervaren gebruikers dit soepel hanteren, is het voor anderen vaak een uitdaging. Notificaties kunnen hierbij ondersteunen, door processen eenvoudiger te maken en zelfs onbewust gebruik van Corsa te stimuleren. Dit moet echter gebeuren zonder de ervaren gebruikers te belasten, wat een veelvoorkomende uitdaging is.

Zo pak je dit aan

Om tot de meest efficiënte werkwijze te komen, volg je dit stapsgewijze proces:

  • Inventarisatie: Werk samen met key-users om te achterhalen welke taken er allemaal behandeld worden, door wie dat gedaan wordt en hoe vaak dat gebeurd. Maak onderscheid tussen taken die in de persoonlijke werkvoorraden terecht komen en alle andere taken.
  • Analyse: Bepaal samen met key-users voor elke taak of een notificatie gewenst is. Bepaal voor de taken die door meerdere mensen behandeld gaan worden wie de notificatie moet ontvangen. Dat hoeft niet altijd een personeelslid te zijn.
  • Optimalisatie: Voor elke taak waar er een notificatie gewenst is schakel je deze in. Kies daarvoor telkens de zogenaamde attendering. Maak een sjabloon voor het verzenden van deze mail en zorg ervoor dat daarin een link naar de taak is opgenomen. Met de link kom je direct op de juiste plaats in Corsa en hoef je als gebruiker niet eerst naar je taak te zoeken. Als je er ook nog voor zorgt dat je automatisch in Corsa ingelogd wordt dan merk je misschien niet een dat je in Corsa werkt.
  • Testen: Voer tests uit met key-users om te bevestigen of de werkwijze voldoet aan de verwachtingen. Verwerk feedback om de optimalisatie verder te verbeteren.
  • Implementatie: Implementeer de nieuwe werkwijze in de productieomgeving.
Dots

Hoe frequent moet ik dit uitvoeren?

Het inschakelen van notificaties is een eenmalige gebeurtenis. Waar nodig zijn aanpassingen snel gemaakt. Zorg er wel voor dat de personeelsleden altijd de gewenste instellingen bevatten en houd met deze instellingen rekening op elk moment dat je nieuwe mensen toevoegt.

Dots

Taken zoeken wordt verleden tijd

Eindgebruikers worden gerichter ondersteund en kunnen hun werk sneller uitvoeren. Het zoeken naar taken wordt verleden tijd voor mensen die alles via de link in de notificaties behandelen.

Dots

Tips & Tricks

  • Houd je ervaren gebruikers tevreden: Aan taken die altijd in de werkvoorraad van ervaren gebruikers terecht komen koppel je geen notificatie, tenzij het taken zijn die een hoge prioriteit hebben zoals taken voor het geven van akkoord. Maar deze mensen hebben normaal gezien altijd Corsa openstaan en zullen een notificatie als last ervaren.
  • Neem onze ervaringen mee: Bij nagenoeg al onze klanten worden notificaties gekoppeld aan taken voor het geven van advies. Sta daar dus niet te lang bij stil en voeg ze ook in jouw organisatie toe. Indien nodig is deze attendering snel weer uit te schakelen.
  • Maak gebruik van postbussen: Maak fictieve personeelsleden aan voor het mailen van notificaties naar postbussen en maak deze personeelsleden hoofd van de rol waarvoor de postbus gemaakt is.
  • Luister naar je gebruikers: Niet iedereen heeft behoefte aan notificaties. Weet dat je notificaties kunt uitschakelen voor hen. Doe je dat dan zal een taak waaraan een notificatie is gekoppeld alleen iets sturen naar mensen die wat willen ontvangen.
Dots

Hulp nodig? Twijfel je hoe je eraan moet beginnen, lukt het inrichten niet helemaal of heb je onvoldoende kennis van workflows? Neem contact met ons op voor advies op maat. We helpen je graag bij de uitvoering van dit proces en nemen daarbij al onze eerdere ervaringen mee.

Dots

Meer weten?

Neem contact met ons op! We helpen je graag verder.
Contact opnemen