Snelle resultaten en verbeterde dienstverlening: Vaals in controle met Grip op Archief - BCT

#018 - Gemeente Vaals

Om compleetheid in haar archief te krijgen en beter te voldoen aan haar wettelijke verplichting heeft de gemeente Vaals haar archief proces verder geautomatiseerd. De gemeente Vaals heeft hiertoe in 2024 met succes de oplossing ‘Grip op archief‘ geïmplementeerd om zo hun archiefbeheer te verbeteren. Samen met BCT koos de gemeente ervoor om geleidelijk over te stappen naar een gestructureerde archiefbeheer aanpak binnen het bestaande systeem, Corsa.

Dit zorgde voor snelle resultaten, verhoogde tevredenheid onder medewerkers en verbeterde dienstverlening aan burgers en ondernemers. Een gefaseerde implementatie en goede begeleiding waren cruciaal voor het succes. De gemeente streeft naar verdere optimalisatie en uitbreiding van hun archiefsysteem.

AANLEIDING

Gemeente Vaals had tot begin 2024 niet het gewenste overzicht op haar archief. Op verschillende plaatsen – in Corsa, op het netwerk en in e-mailboxen – was informatie opgeslagen. Om deze versnippering tegen te gaan en om te voldoen aan wet- en regelgeving zoals de Archiefwet, wilde de gemeente grip krijgen op het archief. Ze benaderde BCT om de mogelijkheden te onderzoeken.

Win-win

“Samen met BCT hebben we gekeken naar de beste oplossing voor onze gemeente, om op korte termijn ook resultaten te zien. De oplossing Grip op archief bleek hiervoor de oplossing”, vertelt Danny van der Meij, functioneel beheerder bij de gemeente Vaals.
De oplossing moest een win-win worden: voldoen aan de wet- en regelgeving én de medewerkers een gestructureerde opslagplek bieden. Er is een verbeterplan opgesteld en vervolgens een impactanalyse gemaakt.

Op enkele specifieke processen in het ruimtelijk en sociaal domein en burgerzaken na, kon voor de generieke processen worden geconcludeerd dat het vooral laagdrempelig moest zijn voor de eindgebruikers en volledig van a tot z moest worden ingericht. Ook de metadata-verrijkingsoplossingen voor het archief zijn hierin meegenomen om het compleet te maken. Hierdoor kunnen alle digitale archiefbescheiden gedurende hun bewaartermijn in goede, geordende en toegankelijke staat worden beheerd.

Snel resultaat door gefaseerde implementatie

Bij het maken van de impactanalyse kon niet de hele organisatie worden betrokken om vooraf alles in kaart te brengen. Idealiter én efficiënter zou met alle partijen zijn opgetrokken. Dat zou echter geen invloed hebben gehad op de keuze die gemeente Vaals heeft gemaakt om te starten met de oplossing Grip op archief. Medewerkers zullen anders moeten gaan werken. Je wilt voorkomen dat ze zeggen: wat is dit nu weer? Daarom hebben zij ervoor gekozen om het klein te houden, zodat ze ook snel de voordelen ervan kunnen ervaren.

Medewerkers zijn tijdig goed voorbereid op wat er stond te gebeuren en waarom. Bij de start van de implementatie hebben we afdelingen gevraagd om mee te doen. Afdelingen die met eenvoudige zaaktypes werken en hiermee instemden, hebben we volledig meegenomen in het verhaal. We konden zo snel resultaten laten zien. Dat heeft een positief effect gehad op het draagvlak voor implementatie van de oplossing Grip op archief.

Danny van der Meij, functioneel beheerder gemeente Vaals

De impactanalyse bevestigde welke stappen de gemeente moet zetten. De eerste fase is de grootste en belangrijkste: hoe krijg je het dossier zo compleet mogelijk? Gemeente Vaals is in januari 2024 gestart met het inrichten van de zaaktypes. Eind maart zijn ze live gegaan met 5 zaaktypes; halverwege 2024 staat de teller op 38. Volgens BCT een zeer vlotte implementatie. Uiteindelijk heeft gemeente Vaals meer dan honderd zaaktypes nodig. Gelukkig reageren de medewerkers goed en verloopt de implementatie daardoor naar wens.

Ik ontvang positieve reacties. In het begin krijg je vooral wat technische vragen. Medewerkers lopen tegen zaken aan, maar dat is normaal als iets nieuws wordt geïmplementeerd. Om de kwaliteit begonnen, hadden we ook ondersteuning van BCT om medewerkers uitleg te geven. Ik heb samen met de consultant op locatie zaken kunnen inrichten. Dat was fijn.”

Angelo Schmitz, informatieadviseur gemeente Vaals

In control zijn

Elke gemeente heeft een archief dat onderdeel is van een groter geheel. Het is daarom belangrijk dat een oplossing zoals Grip op archief te koppelen is met andere systemen om een centraal organisatiegeheugen te vormen, informatie op de goede manier te bewaren en zo de juiste data te verkrijgen.

Door te voldoen aan de Archiefwet, scoor je ook goed bij de archiefinspectie. Je bent ‘in control’ als organisatie; je weet waar alles staat en je kan alles leveren wat wordt gevraagd. Dit is belangrijk voor de verantwoording die een gemeente moet afleggen. Het is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een voorwaarde voor openheid en transparantie.

We scoren nu een stuk beter op de interventieladder van de provincie. We zijn bezig met het verbeterplan, we zetten stappen.

Danny van der Meij, functioneel beheerder gemeente Vaals

De ambitie van gemeente Vaals is om een paar honderd zaaktypes in te richten. Danny blikt vooruit:

De volgende uitdaging wordt de projectdossiers. Hoe krijgen we, binnen een netwerkomgeving en ieder met zijn eigen mapjes, deze documenten goed in Corsa? Ik zag dat BCT daarvoor via Teams ook een oplossing heeft. Daarin wil ik me nog gaan verdiepen, want ik kan me voorstellen dat medewerkers dat een handige oplossing gaan vinden. Alles op één plek én grip op het hele archief.