Vanaf 1 november 2024 moeten bestuursorganen verplicht informatie openbaar maken op grond van de Wet open overheid (Woo). Hiermee wordt een belangrijke stap in de richting van een open en toegankelijke overheid gemaakt.
Verplichte informatiecategorieën Woo
De Woo vereist dat specifieke informatiecategorieën openbaar worden gemaakt door bestuursorganen. De eerste categorieën die verplicht openbaar gemaakt moeten worden, omvatten onder andere vergaderstukken, besluitenlijsten, en beschikkingen. Het doel hiervan is om burgers beter inzicht te geven in het functioneren van de overheid en hen in staat te stellen om beter geïnformeerde keuzes te maken.
De implementatie van deze wet betekent dat overheidsinstellingen hun informatiebeheer op orde moeten hebben. Dit omvat het systematisch verzamelen, beheren en publiceren van documenten en gegevens volgens de gestelde richtlijnen.
Voorbereiding op 1 november 2024
De verplichte informatiecategorieën zijn als volgt:
- Wetten en algemeen verbindende voorschriften (art. 3.3, eerste lid, onderdeel a);
- Overige besluiten van algemene strekking (art. 3.3, eerste lid, onderdeel b);
- Organisatie en werkwijze (art. 3.3, eerste lid, onderdeel d);
- Bereikbaarheidsgegevens (art. 3.3, eerste lid, onderdeel e);
- Vergaderstukken Staten-Generaal (art. 3.3, tweede lid, onderdeel b).
Voor gemeenten zijn alleen de eerste 4 categorieën van toepassing. Hiervan worden wetten en algemeen verbindende voorschriften en overige besluiten van algemene strekking al openbaar gemaakt, de categorieën Organisatie en werkwijze en Bereikbaarheidsgegevens nog niet.
Aan de slag met de Woo. Hoe? Zo!
Om als organisatie voorbereid te zijn op de verplichte openbaarmaking van de eerste informatiecategorieën Woo per 1 november, is het essentieel dat je nu actie onderneemt. Je bent waarschijnlijk bekend met de tijd die projecten in beslag kunnen nemen, en je wilt tenslotte op 1 november wel klaar zijn.
Wellicht vind je lastig om de vraag te beantwoorden ‘hoe ga ik ermee aan de slag?’. Nou, zo! Zorg dat je de juiste kennis en oplossingen in huis hebt waarmee je organisatie laagdrempelig én betrouwbaar mee aan de slag kan.
De juiste kennis in huis
Het is cruciaal om de juiste kennis en oplossingen binnen je organisatie te hebben. Breng dus je Woo-team bij elkaar en bepaal je strijdplan om Woo-verzoeken te behandelen an actief te publiceren. Heb je nog niet iedereen in je Woo-team compleet? Laat je daar niet door remmen, maar zet alvast de volgende stap naar de implementatie van oplossingen.
BCT kan je organisatie ondersteunen bij advies, implementatie of projectondersteuning. Zo zorg je dat je vanaf 1 november voorbereid bent.
De juiste oplossingen in huis
Met de module Wet open overheid van BCT heeft je organisatie alles in huis om alvast de eerste informatiecategorieën Woo te publiceren. Dankzij deze module binnen Corsa kan je organisatie efficiënt en effectief informatie organiseren en publiceren. Dit helpt niet alleen bij het naleven van de wet, maar verbetert ook de interne processen en de interactie met burgers.
Enkele voordelen van de module Wet open overheid binnen Corsa:
- Centrale toegang: De module biedt centraal toegang tot de verplichte informatiecategorieën, zoals vergaderstukken en besluitenlijsten.
- Efficiënt werken: Dankzij de complete digitale en geautomatiseerde processen.
- Kant-en-klare oplossing: Ontwikkeld in samenwerking met klanten, zoals gemeente Rijswijk en Werkzaak Rivierenland.
- Verantwoording afleggen: Log de stappen tijdens de Woo-afhandeling zodat je verantwoording kunt afleggen over je proces.
- Bewaking afhandeling: Bewaak de afhandeling en publicatie van Woo-verzoeken.
- Organisatiebrede oplossing: Voldoen aan de Woo binnen de gehele organisatie.
Het is handig dat de module onderdeel is van het organisatiegeheugen, omdat er al veel informatie in zit. Dit maakt het sneller om Woo-verzoeken te behandelen omdat (bijna) alle informatie terugvindbaar is vanuit één plek, waardoor je kunt makkelijker voldoen aan de verplichtingen van de Woo.
Do’s & Dont’s bij het voldoen aan de Wet open overheid
Op basis van praktijkervaring zien we een aantal zaken ontstaan bij verschillende organisaties. Op basis daarvan kunnen we alvast een paar algemene aantal zaken adviseren:
DO
- Zorg ervoor dat het treintje vertrekt en blijft rijden
Heb je al een idee hoe de Woo eruit moet zien binnen jouw organisatie? Dan heb je het meeste werk al gedaan. Met de hulp van BCT laat je de Woo-trein vertrekken en zet je alle Woo-processen zo snel mogelijk klaar. - Maak het jezelf makkelijk – gebruik een kant-en-klare en complete module
We adviseren je om een kant-en-klare en complete module in je organisatie te integreren. Consultants plaatsen de module en je hoeft erna niets meer toe te voegen of te veranderen. Zo maak je het jezelf makkelijk! - Werk vanuit je centrale en toegankelijke organisatiegeheugen
Waarschijnlijk gebruikt jouw organisatie Corsa. Dit betekent dat alle informatie centraal en toegankelijk op één plek staat. Maak gebruik van die toegankelijkheid!
Don’t
- Laat de trein niet wachten op de enkele passagier
Zijn nog niet alle rollen toegewezen binnen je organisatie? Wacht niet met het starten van de Woo-processen. Zet alvast de eerste stappen, zodat je organisatie op tijd klaar is. - Zelf processen inrichten
Het zelf inrichten van een workflow kan verleidelijk zijn, maar is vaak niet alomvattend genoeg. Bij een zelf-ingericht proces worden handelingen niet altijd even nauwkeurig gelogd en is de audit trail beperkt.
Wil na het afhandelen van een Woo-verzoek inzicht kunnen geven in hoe adequaat jouw organisatie Woo-verzoeken heeft afgehandeld? Maak dan gebruik van ons standaardproces dat hier specifiek voor is ontwerpen. Op basis van klantsessies hebben we een proces ontworpen dat alle behoeften om te voldoen aan de Woo omvat én waarmee je bovendien zorgt voor goede voortgangsbewaking en waarmee je verantwoording kunt afleggen dankzij de nauwkeurige logging.
Meer weten?
Nieuwsgierig naar hoe de module werkt of eruit ziet? Of naar meer over de do’s & dont’s bij de inbedding van de Woo? Neem contact met ons op via de chat of onze contactpagina. We helpen je graag verder!