In de moderne en hybride werkomgeving is Microsoft Teams een onmisbaar platform geworden voor samenwerking. Het biedt veel voordelen, zoals directe communicatie en eenvoudige bestandsdeling.
Toch brengt het gebruik van Teams ook uitdagingen met zich mee, vooral op het gebied van informatiebeheer. Wil jij profiteren van de voordelen zoals je hieronder kunt lezen in de afbeelding? Lees dan het hele artikel.
Hoe informatie in Teams je leven als informatiebeheerder moeilijker maakt
De hybride werkplek brengt uitdagingen met zich mee op het gebied van informatiemanagement. Veel informatieprofessionals herkennen de uitdagingen die Teams met zich meebrengt:
- Verspreide informatie: Bestanden en documenten worden vaak lukraak gedeeld en opgeslagen, waardoor ze moeilijk terug te vinden zijn.
- Beveiligingsrisico’s: De beveiliging van gevoelige informatie kan in het gedrang komen door onoverzichtelijke opslag en onbeheerde toegang.
- Gebrek aan structuur: Zonder een gestructureerd archiefsysteem is het lastig om een overzicht te behouden van alle communicatie en documenten.
- Naleving van wetgeving: Het voldoen aan wettelijke vereisten zoals de Wet open overheid kan uitdagend zijn zonder een goede archiveringsstrategie.
Computable besteedde ook al aandacht aan deze problematiek. Er is dus een oplossing nodig.
De oplossing: Corsa Connect Teams
De module Corsa Connect Teams biedt een allesomvattende oplossing voor de bovengenoemde problemen. Dit zijn enkele voordelen van de module:
- Integratie tussen Teams en Corsa: Corsa Connect Teams integreert naadloos met Teams, waardoor alle gedeelde informatie automatisch wordt gesynchroniseerd en gecentraliseerd in Corsa.
- Veilige opslag: De module zorgt voor een veilige opslag van alle documenten in Corsa. Zo zorg je ervoor dat bestanden veilig bewaard worden, en niet verdwijnen in Teams wanneer bijvoorbeeld een medewerker uit dienst treedt.
- Gestructureerde archivering: Als organisatie kies je zelf welke informatie de eindgebruiker invoert vooraf de opslag in Corsa. Vervolgens categoriseert en indexeert Corsa Connect Teams documenten automatisch, wat zorgt voor een gestructureerde en toegankelijke opslag.
- Compliance: Met Corsa Connect Teams voldoen organisaties aan wettelijke vereisten door documenten op de juiste manier te archiveren en toegankelijk te maken.
Een makkelijk leven als informatieprofessional met Teams-informatie in Corsa
Hieronder bespreken we 3 meer concrete voorbeelden van de voordelen die de module Corsa Connect Teams je biedt. Een hint: het heeft allemaal te maken met het plaatsen van informatie in Corsa zodat je organisatiegeheugen goed gevuld is.
Voorbeeld #1: Vul je organisatiegeheugen
Als je wilt dat je hele organisatie compleet, compliant en centraal werkt, moet je organisatiegeheugen zo goed mogelijk worden gevuld met informatie. Dat betekent dat informatie uit Teams of bijvoorbeeld Outlook en Whatsapp ook in het organisatiegeheugen moet staan.
Eindgebruikers werken overigens het liefste vanuit zo min mogelijk applicaties. Een extra stap kan ervoor zorgen dat ze die informatie niet in het organisatiegeheugen opslaan.
Met de module Corsa Connect Teams slaat de eindgebruiker documenten op aan de Teams-kant. Doordat je eindgebruikers op deze manier makkelijk hun informatie vanuit Teams opslaan in Corsa, zorg jij als informatieprofessional eenvoudig voor dat je organisatie-informatie compleet, compliant én gestructureerd wordt bewaard. Dat maakt jouw leven wat makkelijker!
Na het sluiten van projecten of kanalen in Teams, of wanneer een medewerker uit dienst gaat, is de informatie ook goed geborgd dankzij de module. Sterker nog, met de full-texst search functionaliteit in Corsa is de informatie makkelijker terug vindbaar dan in Teams.
Voorbeeld #2: Woo-verzoeken en informatie vanuit Teams
Wanneer een Woo-verzoek binnenkomt is het vaak zoeken naar een spelt in een hooiberg om de juiste documenten boven water te halen. Zeker wanneer je niet of weinig gebruik maakt van je centrale organisatiegeheugen en informatie opslaat in verschillende TSA’s.
Wanneer je informatie opslaat in je centrale organisatiegeheugen vind je makkelijk de benodigde informatie terug om de Woo-verzoeken te behandelen. Dat bespaard veel tijd en ergernis voor je Woo-coördinatoren, juristen, informatiebeheerders – en voor jou!
Voorbeeld #3: Grip op je archief en je Teams-informatie
Teams-informatie archiefwaardig opslaan? Dat kan!
Jouw organisatie heeft vast enkele afspraken of zelfs uitgebreide structuren rondom de informatie-opslag in Corsa. De informatie vanuit Teams moet dusdanig worden opgeslagen zodat het binnen die afspraken en structuren past.
Als eerste stap bepaal je welke informatie (metadata of labels) een eindgebruiker in Teams moet meegeven aan een document of map alvorens de informatie in Corsa wordt opgeslagen.
Erna sleept de eindgebruiker een bestand naar een mapje binnen Teams. Dat mapje geef je zelf een naam en heet bijvoorbeeld ‘Archiveren’. Nadat het bestand erin is gesleept, wordt middels een venster gevraagd of de eindgebruiker een aantal velden wilt invullen. Dat zijn de velden waarin de metadata of Corsa-labels worden ingevuld die je hebt vastgesteld. Als beheerder maak je een selectielijst voor de velden zodat de waarden altijd hetzelfde zijn. Zo zorg je ervoor dat alles volgens bestaande afspraken en structuren verloopt.
Nadat de eindgebruiker op ‘opslaan’ heeft geklikt, worden de bestanden automatisch overgedragen in Corsa en opgepakt door je archiveringsprocessen. De structuur die specifiek op jouw organisatie is aan te passen maakt wederom je leven als informatieprofessional een stukje makkelijker.
Benieuwd naar alle voordelen van de module voor je medewerkers, en jezelf?
We leggen alle voordelen van de module uitgebreid uit in het On Demand webinar.
Waar dient Teams níet voor?
Teams maakt aan de achterkant gebruik van Sharepoint. Hoewel Sharepoint in combinatie met de module Corsa Connect Teams een fijne manier is om informatie te beheren in je organisatie en compliant te werken, is Sharepoint zelf geen volwaardige vervanging voor een DMS/RMA. We leggen hier kort en krachtig uit waarom alleen Sharepoint geen volwaardige vervanging is voor een DMS/RMA en waarom je het laatste, bij voorkeur Corsa, wél wilt hebben.
- Documentbeheer: Corsa biedt geavanceerde mogelijkheden voor documentbeheer met automatische tagging en geavanceerde zoekfuncties, terwijl Microsoft Teams een wat meer beperkte metadata-ondersteuning heeft, wat het moeilijker maakt om documenten terug te vinden.
- Workflows en automatisering: Voor documentmanagement biedt Corsa uitgebreide workflows voor goedkeuring en revisie, terwijl Teams ‘minitoepassingen‘ bevat om workflows handmatig in te richten. Minitoepassingen beperkt in hun complexiteit en kunnen mogelijk niet voldoen aan de behoeften van uitgebreide of complexe bedrijfsprocessen. Dit is een probleem voor organisaties die geavanceerde workflowautomatisering nodig hebben.
- Voldoen aan wet- en regelgeving: Die handmatige inrichting beperkt ook de records management functionaliteit in Sharepoint tot de basis. Dat kan impact hebben op in hoeverre je een omgeving kunt inrichten om überhaupt aan wet- en regelgeving te voldoen. Corsa biedt daarentegen geautomatiseerde retentieregels die compliant zijn aan wet- en regelgeving. Je hoeft dus minder handmatige inrichting te doen om te voldoen aan wet- en regelgeving.
- Transparant handelen: Teams biedt hierin minder gedetailleerde inzichten. De audit logs in SharePoint bieden basisfunctionaliteit zoals het bijhouden van wie een document heeft bekeken, bewerkt of verwijderd. Echter, het mist vaak gedetailleerde configuratie-opties en diepgaande analysefunctionaliteiten die nodig zijn voor meer complexe compliance-eisen. Corsa biedt uitgebreide configuratiemogelijkheden voor audit trails, waardoor specifieke acties en gebeurtenissen gedetailleerd kunnen worden vastgelegd. Dit kan onder andere de volledige geschiedenis van een document omvatten, inclusief wie het heeft aangeraakt, welke wijzigingen zijn aangebracht, en hoe het document is verwerkt en gearchiveerd.
- Extra voor kosten voor de juiste licenties: Wanneer je ervoor kiest om toch je Sharepoint-omgeving om te bouwen tot een volledig DMS/RMA, zul je zien dat je snel tegen beperkingen aanloopt in de licenties. Dit artikel is daar een voorbeeld van. Het overstappen naar de juiste licentie voor de inrichting brengt kosten en tijd met zich mee. Dat staat nog los van andere licenties die je nodig hebt, zoals een scan functionaliteit of anonimiseringstool, om je processen verder af te ronden. Wil je in plaats daarvan je informatiebeheer vanuit één omgeving willen doen, overzicht hebben en blijven houden over de kosten én eventueel volledig ontzorgt kunnen worden middels dienstverlening die ervaring heeft met projecten bij +200 organisaties? Kies dan voor een veel beproefde DMS/RMA.
Dus: wil jij een makkelijk leven als informatieprofessional?
Dit zijn maar enkele van de vele redenen waarom Sharepoint geen vervanging is van een DMS/RMA-applicatie – maar je Sharepoint eerder wilt gebruiken als aanvulling op je DMS/RMA.
Dus: wil jij een makkelijk leven als informatieprofessional en vanuit één applicatie makkelijk en compleet je informatie beheren? Kies dan voor de module Corsa Connect Teams. Neem contact met ons op voor meer informatie.