De gebrekkige archivering van overheidsinformatie in Microsoft-oplossingen leidt tot juridische en administratieve problemen.
De omvang van het probleem: ongestructureerde informatie
Overheden werken met IT-systemen die cruciale functies ontberen voor het aanpassen, verwijderen of blijvend opslaan van informatie blijkt uit het onderzoek van Binnenlands Bestuur. Dit resulteert in het overtreden van diverse wetgevingen. Het probleem wordt verder gecompliceerd doordat veel systemen niet in staat zijn om informatie goed te structureren en te archiveren.
Bijna alle lokale overheden (97%) geven aan dat hun IT-systemen informatie niet kunnen wijzigen, verwijderen of blijvend opslaan. Dit leidt tot een rommelige informatiehuishouding, waarbij incomplete dossiers en onvindbare informatie aan de orde van de dag zijn.
De impact van gebrekkige archivering op overheidsdiensten
Het ontbreken van goede archiveringsmogelijkheden heeft verregaande gevolgen voor de dienstverlening van de overheid. Onvindbare informatie leidt tot incomplete dossiers en gebrekkige dienstverlening. Ambtenaren moeten vaak vele uren extra werken om informatie handmatig te zoeken en te archiveren.
Daarnaast wordt onnodig veel informatie opgeslagen in losse applicaties, wat leidt tot nadelige effecten zoals dichtgeslibde IT-systemen en hoge energieverbruik. Ook klagen diverse overheden over informatie die onvindbaar is wanneer er verzoeken in het kader van bijvoorbeeld de Wet open overheid worden gedaan.
De rol van leveranciers bij archiveringsproblemen
Veel overheden zijn afhankelijk van IT-leveranciers voor hun archiveringsoplossingen. Deze leveranciers kunnen of willen echter niet altijd de benodigde functies leveren. Gemeente Almelo geeft aan dat kleine leveranciers vaak geen aandacht besteden aan dossiervorming en archivering, wat leidt tot niet-naleving van de wetgeving.
Een deel van de overheden probeert dat op te lossen door koppelingen aan te leggen tussen applicaties en centrale (archief)systemen. Of, in veel gevallen, door ambtenaren informatie handmatig te laten selecteren voor langdurig bewaring. Dit soort workarounds worden door archivarissen zelf als risicovol bestempeld door de menselijke handelingen en de bijhorende grote kans op fouten.
VNG: Gemeenten moeten aan de slag
De Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) erkent de uitdagingen waar gemeenten tegenaan lopen bij het gebruik van Microsoft-producten. Door de coronapandemie zijn veel gemeenten gedwongen om snel over te stappen naar M365-producten, wat resulteerde in de noodzaak voor extra ondersteuning vanuit de VNG. Overigens zijn er nog geen uitgebreide hulpstukken, zoals concrete instructies, beschikbaar die organisaties met de uitdagingen helpen.
Toch is er wél al een oplossing: Corsa Connect Teams
Toch zijn er wél al oplossingen op de markt die organisaties helpen hun informatie vanuit Teams en andere Microsoft-oplossingen goed te structureren. Onder andere Port of Amsterdam maakt gebruik van de oplossing Corsa Connect Teams.
Corsa Connect Teams helpt organisaties om ongestructureerde informatie in Teams automatisch en gestructureerd in Corsa te plaatsen. Dit zijn enkele specifieke voordelen van de module:
- Integratie tussen Teams en Corsa: Corsa Connect Teams integreert naadloos met Teams, waardoor alle gedeelde informatie automatisch wordt gesynchroniseerd en gecentraliseerd in Corsa.
- Veilige opslag: De module zorgt voor een veilige opslag van alle documenten in Corsa. Zo zorg je ervoor dat bestanden veilig bewaard worden, en niet verdwijnen in Teams wanneer bijvoorbeeld een medewerker uit dienst treedt.
- Gestructureerde archivering: Als organisatie kies je zelf welke informatie de eindgebruiker invoert vooraf de opslag in Corsa. Vervolgens categoriseert en indexeert Corsa Connect Teams documenten automatisch, wat zorgt voor een gestructureerde en toegankelijke opslag.
- Compliance: Met Corsa Connect Teams voldoen organisaties aan wettelijke vereisten door documenten op de juiste manier te archiveren en toegankelijk te maken.
Wil jij je leven als informatieprofessional makkelijker maken?
Maak je leven als informatieprofessional makkelijker en gebruik Corsa Connect Teams om je Teams-informatie veilig en gestructureerd op te slaan. In deze blog hoe dat werkt en waarom Teams-archivering niet werkt.