Archief automatisering
Waarom een goed digitaal archief essentieel is
Als overheidsorganisatie ben je verplicht om informatie betrouwbaar, transparant en duurzaam toegankelijk te maken. Burgers, bedrijven, raadsleden, toezichthouders en onderzoekers moeten kunnen vertrouwen op informatie die volledig, vindbaar en goed bewaard is.
Bovendien stelt de Archiefwet duidelijke eisen aan de manier waarop je informatie opslaat en beheert. BCT helpt je stap voor stap bij het toekomstbestendig inrichten van je digitale archief.
De uitdagingen van digitaal archiveren
Digitale informatie groeit snel. Dat zorgt voor herkenbare knelpunten:
Incompleetheid
Door de toename van systemen en informatiestromen raakt het overzicht snel verloren.
Versnippering
Informatie staat verspreid over verschillende systemen, waardoor dossiervorming
moeilijk is.
Nieuwe regels
De aangepaste Archiefwet vraagt om eerdere overdracht naar een openbaar archief en scherper toezicht op bewaartermijnen.
Onze aanpak
in drie fases naar grip op je archief
Fase 1
Een compleet dossier
We richten dossiervorming goed in door:
- In kaart te brengen waar documenten ontstaan
- Systemen slim te koppelen met Corsa
- Zaakgericht te werken voor complete, centrale dossiers
Fase 2
Bewaartermijnen geautomatiseerd
We brengen structuur aan in bewaartermijnen:
- Inventariseren ontbrekende informatie
- Inrichten van automatische toekenning op basis van selectielijsten (TMLO, MDTO)
- Verbeteren van dossiercontrole en -sluiting
Fase 3
Historische informatie op orde
Ook bestaande dossiers pakken we aan:
- Analyse van ontbrekende informatie
- Gezamenlijk kiezen van een haalbare aanpak
- Efficiënte uitvoering en inbedding in processen
Wat levert het op?
Met onze aanpak:
- Voldoe je aan de Archiefwet
- Wordt archivering grotendeels automatisch geregeld
- Centraliseer je je informatiebeheer
- Heb je geen losse archivering-modules meer nodig
- Bereid je je voor op een overdracht naar een e-depot
- Volg je landelijke standaarden
- En heb je structureel grip op je informatie