Een DMS (document management systeem) is een softwareoplossing voor het digitaal toepassen van document management in een organisatie. Een DMS biedt ondersteuning in alle fases van documentbeheer, ook wel de document levenscyclus genoemd. Verwar een document management systeem niet met document management, want dat is een hele discipline die meer omvat dan alleen het systeem.
Een DMS biedt ondersteuning in documentbeheer
Een DMS biedt ondersteuning in de vijf fases van documentbeheer:
- Creatie
- Productie
- Distributie
- Opslag en archivering
- Vernietiging
Niet iedere organisatie heeft te maken met archivering en vernietiging. Om deze reden biedt niet ieder DMS ondersteuning bij deze fases van documentbeheer.
Maar in de markten waar BCT actief is, is dit wel relevant. Daarom worden ook deze fases op deze pagina beschreven. In dit artikel lees je wanneer digitale archivering van belang is voor een organisatie.
Creatie van documenten
Een document management systeem is niet bedoeld om documenten te creëren, maar het systeem bevat wel documentcreatie-oplossingen. Het document wordt dan met een document creatietool gecreëerd. Dit gebeurt meestal op basis van een sjabloon. Vervolgens wordt het document automatisch opgeslagen en ontsloten in het DMS.
Versiebeheer in de productiefase
Om document management effectief in te zetten, is er onderscheid nodig tussen concept documenten en definitieve documenten. Concept documenten zijn documenten die nog in bewerking zijn. Wanneer het document af is, wordt het document als ‘definitief’ bestempeld. Veel document management systemen bieden functionaliteiten voor versiebeheer. Dit houdt in dat er een log wordt bijgehouden van veranderingen aan een document. Hierin wordt bijgehouden wie wat veranderd heeft en wanneer dit gebeurd is. Indien gewenst kan een oudere versie van het document worden ingezien of teruggezet. Deze functionaliteiten verhogen het inzicht en stimuleren de samenwerking.
Distributie (routering) van een document
Wanneer documenten voorzien zijn van metadata, is het mogelijk om deze automatisch te routeren naar bepaalde personen in de organisatie. Dit gebeurt bij documenten die door meerdere mensen gezien of beoordeeld moeten worden, of bij documenten die door iemand geaccordeerd moeten worden, zoals facturen.
Opslag & duurzame archivering volgens wet- en regelgeving
Zoals hierboven beschreven is duurzame archivering niet altijd een onderdeel van document management. Het proces eindigt dan bij de opslag van een document. Echter, voor veel organisaties (zoals overheden) is het duurzaam borgen van informatie een belangrijk aspect.
Corsa van BCT kan documenten duurzaam opslaan en archiveren. Hierbij wordt gebruikgemaakt van records management en een digitaal archief dat voldoet aan (lokale) wet- en regelgeving. In Nederland gaat het dan om onder andere de archiefwet, ISO 16175 en ISO 9001. Om te voldoen aan deze wetten en regels, worden er voorwaarden gesteld aan de inrichting van het document management systeem, maar ook aan de leverancier die het DMS levert.
Opslag in PDF/A formaat voor authenticiteit en betrouwbaarheid
De documenten in het digitaal archief worden opgeslagen in PDF/A formaat. Dit PDF formaat is een ISO-standaard die speciaal ontwikkeld is voor duurzame digitale archivering. De ‘A’ staat dan ook voor Archivable. PDF/A is ontwikkeld met als doel om de authentieke weergave van digitale documenten -voor nu en in de toekomst- te behouden, ongeacht welk systeem er gebruikt werd tijdens het maken en opslaan van het document. De voordelen van PDF/A, volgens de PDF association zijn:
- Het document dat opgeslagen is in PDF/A formaat bevat alles dat nodig is om het document op de juiste wijze weer te geven en het bevat niets dat de weergave op een negatieve manier zou kunnen beïnvloeden;
- Het formaat kan gebruikt worden op ieder besturingssysteem;
- Er zijn gratis applicaties beschikbaar om PDF/A weer te geven;
- De PDF/A standaard is flexibel.
Voor bepaalde digitale bestanden (zoals Excel) treedt er informatieverlies op wanneer er alleen in PDF/A formaat wordt gearchiveerd. Gebruikte formules en weergave regels in draaitabellen worden niet mee overgenomen naar een PDF/A. Om deze reden wordt er meestal gekozen om naast het PDF/A bestand, ook het originele bestand te archiveren. In zo’n geval is het aan te bevelen om een preserveringsbeleid te ontwikkelen om te voorkomen dat de digitale bestanden in de toekomst niet meer leesbaar zijn. Lees meer over preservering op de site van het Nationaal Archief.
Verhogen vindbaarheid met metadata
Om documenten eenvoudig terug te kunnen vinden, maakt een document management systeem gebruik van metadata. Metadata beschrijft bepaalde eigenschappen van het document zoals de titel, een beschrijving, de auteur etc. Natuurlijk is een zoekfunctie van een DMS in staat om te zoeken op een woord binnen het document. Maar metadata geeft context, inhoud en structuur aan een document en is daarmee zeer waardevol voor duurzame opslag en de vindbaarheid van documenten.
Bij overheden zijn er standaarden ontwikkeld voor metadata. Een voorbeeld hiervan is het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) dat ervoor moet zorgen dat alle overheden op dezelfde manier metadateren. Er loopt inmiddels een herzienings traject waarbij de TMLO en Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid (TP Rijk) worden samengevoegd. TMLO wordt ‘Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie’ (MDTO) omdat deze niet alleen meer op de Rijksoverheid van toepassing is, maar ook op gemeenten en provincies.
De doorontwikkeling van het Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden (TMLO) is flink op stoom. Ook de doorontwikkeling van het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid (TP Rijk) is hierop aangehaakt. Wat begon als een relatief kleinschalig traject tot aanpassing, is inmiddels uitgegroeid tot een volledige herziening. Die herziening heeft ook gevolgen voor de naam. TMLO wordt ‘Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie’ (MDTO) omdat deze van toepassing is op zowel centrale als decentrale overheden.
Het uiteindelijke doel is om de vindbaarheid en duurzame toegankelijkheid van informatie te verhogen (Bron: Nationaal Archief).
Beschikbaarheid en toegankelijkheid van informatie
Mensen willen tijd, plaats en device onafhankelijk kunnen werken. Daarom bieden DMS systemen in toenemende mate mogelijkheden om documenten overal te kunnen raadplegen via een internetbrowser. Wanneer dit gecombineerd wordt met responsive design of een app, kunnen documenten ook op mobiele apparaten beschikbaar gesteld worden.
Vernietiging bij verstrijken bewaartermijn documenten
Voor veel documenten geldt een bewaarplicht en voor sommige documenten geldt zelfs een vernietigingsplicht. Deze bewaar- of vernietigingstermijn is niet voor ieder document hetzelfde. De wet schrijft voor dat de eigenaar van de documenten jaarlijks een lijst opstelt en zelf ervoor zorgt dat informatie vernietigd wordt. Een document management systeem kan ondersteuning bieden bij het vernietigingsproces door een lijst bij te houden van de documenten die vernietigd moeten worden, inclusief de datums waarop.
Voor documenten in een personeelsdossier geldt zowel een bewaarplicht als een vernietigingsplicht.
Borgen informatiebeveiliging in een DMS
In een tijd waarin cybercriminaliteit toeneemt, is het noodzakelijk om de informatiebeveiliging te borgen. Ook hier kan een document management systeem uitkomst bieden door het:
- Versleutelen van verbindingen;
- Beveiligen van opgeslagen documenten door middel van codes (encrypting);
- Toepassen van authenticatie en autorisatie (wie ben je en wat mag je?);
- Toepassen van beveiligingsclassificaties.