Archiefwaardige opslag vanuit Teams
Grip op informatie in Teams met Corsa Connect
Samenwerken in Microsoft Teams is makkelijk. Maar hoe zorg je ervoor dat belangrijke documenten goed worden opgeslagen én voldoen aan archief- en wetgevingsregels?
Met Corsa Connect Teams leg je informatie vast op een gebruiksvriendelijke manier, zonder je werkplek te verlaten. Zo werk je aan een betrouwbaar organisatiegeheugen – direct vanuit Teams.
Wat is Corsa Connect Teams?
Corsa Connect Teams maakt het mogelijk om documenten vanuit Microsoft Teams met één handeling op te slaan in Corsa. Inclusief de juiste metadata en automatisch op de juiste plek. Je blijft werken in je vertrouwde omgeving, terwijl archivering volgens de regels op de achtergrond wordt geregeld.
Drie inzichten
Drie inzichten voor informatiebeheer in Teams
Werken jouw collega’s veel samen in Microsoft Teams? Dan weet je hoe snel waardevolle documenten verspreid raken of onvolledig worden opgeslagen. Met Corsa Connect Teams sla je documenten eenvoudig, betrouwbaar én compleet op in Corsa – rechtstreeks vanuit Teams. Dat voorkomt dubbel werk, versnelt dossiervorming en biedt grip op informatie.
Binnen 3 dagen kun je al van start! De inzichten leren je welke voordelen Corsa Connect Teams je oplevert.
Opslaan via de map ‘Archiveren’ in Teams
Voor elk team of project is een vaste opslagmap beschikbaar. Zodra gebruikers een document in de map ‘Archiveren plaatsen, wordt dit automatisch opgenomen in het juiste dossier in Corsa. Zo hoef je niet meer handmatig documenten over te dragen en is informatie direct geborgd.
Metadata, versiebeheer en visuele statuscontrole
Bij het opslaan moeten gebruikers enkele verplichte metadata invullen, zoals onderwerp, type, datum en vertrouwelijkheid. Mist er iets? Dan geeft het systeem automatisch een melding. Ook wordt bij wijzigingen of nieuwe bestanden automatisch een nieuwe versie aangemaakt of toegevoegd aan het dossier. In Microsoft Teams zien gebruikers via een visueel icoon of het opslaan is gelukt.
De manieren van uitvragen van metadata verschilt per organisatie. De ene organisatie kiest ervoor om veel metadata uit te vragen aan de eindgebruiker, en dat vergt wat meer uitleg. Andere organisaties kiezen ervoor een hoofdverantwoordelijke per team aan te wijzen, en geeft de taak mee de instructies door te geven aan de eindgebruikers. De laatste smaak die vaak wordt gekozen is om weinig metadata uit te vragen, en in Corsa zelf de data juist te archiveren.
Welke wijze van opslaan je ook kiest, je zorgt ervoor dat je alle benodigde documenten vanuit Teams in Corsa opslaat zodat het veilig opgeslagen is.
Slimme koppeling aan dossiers – handmatig of automatisch
Gebruikers kunnen documenten koppelen aan een bestaand dossier door het dossiernummer in te vullen. Laat je dit veld leeg, dan wordt automatisch een nieuw dossier aangemaakt. Ook kunnen gebruikers met de juiste rechten zelf opslagmappen aanmaken met vooraf ingestelde metadata. Nog makkelijker: laat dit automatisch gebeuren via een template bij het aanmaken van een nieuw team of project.
Op basis van de structuur die wordt meegeleverd met Corsa Connect Teams, zou je eventuele nieuwe Teams-structuren kunnen maken voor bijvoorbeeld vergaderingen, éénmalige projecten of doorlopende samenwerkingen. Bij het maken van een nieuwe Teams-kanaal, selecteer je één van de standaardsjablonen en zorg je ervoor dat mensen binnen je organisatie op dezelfde manier samenwerken
Wat levert het op?
- Betere vindbaarheid dankzij full-text search in Corsa
- Voldoen aan archiveringsbeleid en wet- en regelgeving
- Behoud van documenten bij uitdiensttreding
- Geen extra training nodig – configuratie gebeurt grotendeels in Corsa
- Beheer van Teams-kanalen wordt eenvoudiger, met opties voor automatisch verwijderen of bevriezen