De Tweede Kamer heeft in samenwerking met de VNG, IPO en de Unie van Waterschappen op 18 februari ingestemd met de nieuwe Archiefwet. Deze wet is een belangrijke stap richting een toekomstbestendig informatiebeheer en legt meer focus op digitalisering. De wet regelt de duurzame toegankelijkheid en het archiefbeheer van overheidsinformatie, zodat inwoners ook in de toekomst kunnen rekenen op transparantie en betrouwbare publieke verantwoording. De inwerkingtreding wordt verwacht per 1 juli 2026.
Waarom een nieuwe Archiefwet?
De huidige Archiefwet (uit 1995) sluit niet meer aan op het digitale tijdperk. Informatie belandt in rap tempo in allerlei (digitale) systemen, die bovendien snel verouderen. Het risico is groot dat belangrijke documenten daardoor in de toekomst niet of moeilijk toegankelijk zijn. De nieuwe wet zorgt ervoor dat digitale informatie niet alleen veilig wordt bewaard, maar ook blijvend leesbaar en vindbaar blijft, bijvoorbeeld voor onderzoekers, journalisten of inwoners.
Overbrenging: van twintig naar tien jaar
Een van de grootste veranderingen is de verkorte termijn voor overbrenging: overheidsorganisaties moeten archiefwaardige documenten voortaan binnen tien jaar overbrengen naar een archiefdienst, in plaats van twintig jaar. Deze kortere termijn maakt het nóg belangrijker om informatie vanaf het moment van creatie goed te beheren. Door ‘archiving by design’ — archivering vanaf de bron — voorkom je dat documenten achteraf moeten worden opgeschoond of aangepast. Zo zorg je dat informatie niet alleen tijdig kan worden overgebracht, maar ook duurzaam toegankelijk, vindbaar en betrouwbaar blijft.
Strengere regels voor openbaarheid
Bij overbrenging worden documenten in principe openbaar. Overheden kunnen besluiten de openbaarheid te beperken, bijvoorbeeld vanwege privacy of staatsveiligheid. Waar in de oude wet drie brede gronden werden genoemd, biedt de nieuwe wet veertien specifieke gronden. Organisaties moeten zorgvuldig motiveren waarom een beperking noodzakelijk is.
De rol van de archivaris verandert
De nieuwe wet benadrukt het belang van een actieve en strategische rol voor de archivaris. Niet langer alleen als toezichthouder, maar juist als adviseur en bewaker van duurzame toegankelijkheid. Tegelijkertijd vervalt de formele opleidingsplicht: overheden zijn zelf verantwoordelijk voor het organiseren van voldoende kennis en deskundigheid binnen de organisatie. Dit vraagt om duidelijke afspraken, versterkte samenwerking en blijvende aandacht voor opleiding en bewustwording.
Voorbereiden op de nieuwe eisen
Hoewel de nieuwe wet pas in 2026 ingaat, is het verstandig om nu al te starten met voorbereidingen. Het bepalen van openbaarheidsbeperkingen, het structureren van digitale archieven en het inrichten van duurzame bewaarsystemen vergt tijd. Bovendien is het essentieel om medewerkers bewust te maken van hun rol in de informatieketen. Wij helpen organisaties met slimme oplossingen om hier al concreet stappen in te zetten, zodat je niet alleen voldoet aan de nieuwe Archiefwet, maar ook duurzame toegankelijkheid en inzicht creëert.