In de moderne en hybride werkomgeving is Microsoft Teams een onmisbaar platform geworden voor samenwerking. Het biedt veel voordelen, zoals directe communicatie en documentdeling.
Toch brengt het gebruik van Teams ook uitdagingen met zich mee, vooral op het gebied van informatiebeheer. Wil jij profiteren van de voordelen en de haken en ogen leren kennen in dit vraagstuk? Lees dan het hele artikel.
Hoe informatie in Teams je leven als informatiebeheerder moeilijker maakt
De hybride werkplek brengt uitdagingen met zich mee als het gaat om informatiebeheer. Veel informatieprofessionals herkennen de uitdagingen die Teams met zich meebrengt:
- Je mist grip op metadata en versies;
- Informatie is moeilijk terug te vinden;
- Er zijn geen afspraken over opslag en structuur;
- Medewerkers slaan bestanden op in mappen of chats;
- Opslaan en archiveren gebeurt handmatig en inconsistent.
Dit leidt tot inefficiëntie en risico op wetsovertredingen. Daarom is er behoefte aan een oplossing.
De oplossing: Corsa Connect Teams
De module Corsa Connect Teams biedt een allesomvattende oplossing voor de bovenstaande problemen. Dit zijn enkele voordelen van de module:
- Koppel Teams en Corsa: Corsa Connect Teams koppelt naadloos met Teams, zodat informatie automatisch wordt vastgelegd en geclassificeerd in processen in Corsa;
- Volledige opslag: De module zorgt ervoor dat een volledig overzicht van alle documenten in Teams zó wordt opgeslagen dat ze vindbaar zijn, voldoen aan afspraken en wetgeving in Teams kunnen losgelaten worden;
- Gestructureerde archivering: Via drag&drop, scan of API selecteer medewerkers de eindproducten handmatig of automatisch. Deze worden opgeslagen in Corsa, conform afspraken;
- Compliance: Met Corsa Connect Teams wordt informatie volgens metadata veilig opgeslagen voor archivering en audits.
Een makkelijk leven als informatieprofessional met Teams-informatie in Corsa
Hieronder bespreken we 3 meer concrete voorbeelden van de voordelen die de module Corsa Connect Teams je biedt. Een hint: het heeft allemaal te maken met het plaatsen van informatie in Corsa zodat je organisatiegeheugen goed gevuld is.
Voorbeeld #1: Vul je het brein van je organisatie
Als je wilt dat je hele organisatie compleet, compliant en centraal werkt, moet je het brein van je organisatie zo goed mogelijk worden gevuld met informatie. Op die manier haal je het meest uit Corsa als Nexus. Dat betekent dat informatie uit Teams of bijvoorbeeld Outlook en Whatsapp ook moet staan.
Eindgebruikers werken overigens het liefst vanuit zo min mogelijk applicaties. Met de module Corsa Connect Teams slaan ze eindgebruikers documenten op aan de Teams-kant. Doordat je eindgebruikers de optie geven maar makkelijk hun informatie vanuit Teams opslaan in Corsa, zorg jij als informatieprofessional ervoor dat je organisatie-informatie compleet, compliant én makkelijk gestructureerd wordt bewaard. Dat maakt jouw leven wat makkelijker!
Voorbeeld #2: Woo-verzoeken en informatie vanuit Teams
Voor een Woo-verzoek (informatieverzoek in het kader van open overheid) moet informatie snel vindbaar zijn. Wanneer je informatie opslaat in de Core van Corsa, vind je makkelijk de benodigde informatie terug om de Woo-verzoeken te behandelen. Dat bespaart veel tijd en ergernis voor je Woo-coördinatoren, juristen, informatiebeheerders — en ook voor jou!
Voorbeeld #3: Grip op je archief en je Teams-informatie
Teams-informatie archiefwaardig opslaan? Dat kan! Jouw organisatie heeft vast al enkele afspraken of zelfs uitgewerkte structuren rondom de informatie-opslag in Corsa. De informatie vanuit Teams moet dusdanig worden opgeslagen zodat het binnen die afspraken en structuren past.
Als eerste stap bepaal je welke informatie (metadata of labels) een eindgebruiker in Teams moet meegeven aan een document of map alvorens de informatie in Corsa wordt opgeslagen.
Erna select je eindgebruikers een bestand naar een mapje binnen Teams. Dat mapje geef je zelf een naam met het bijvoorbeeld “Archiveren”. Nadat het bestand erin is gesleept, wordt middels een tussenopslag of de eindgebruiker een aantal velden ingevuld. Dat zijn die velden waarmee de metadata of Corsa-labels gevuld worden die je hebt vastgelegd. Als beheerder maak je een selectieveld voor de velden zodat de waarden altijd herleidbaar zijn. Zo zorg je ervoor dat alles volgens bestaande afspraken en structuren verloopt.
Nadat de eindgebruiker de opslag heeft geijkt, worden de bestanden automatisch opgeslagen in Corsa en gekoppeld door je archiveringsproces. De structuur die specifiek op jouw organisatie is toe te passen maakt wederom je leven als informatieprofessional een stuk makkelijker.
Waar dient Teams niet voor?
Hoewel Teams in combinatie met de module Corsa Connect Teams een fijne manier is om documenten op te slaan in je organisatie en om content te wijzigen, is Teams zélf geen goed alternatief voor een volwaardig DMS/RMA. We leggen hier kort uit waarom.
Er kleven wat nadelen aan Teams (geen waarborging, weinig beheer) wat zorgt dat DMS/RMA niet vervangen is. Hier lees je waarom Corsa wél voldoet:
- Veldkeuze en wet- en regelgeving: De inhoudelijke labelings logica gekoppeld is aan je management functionaliteit in SharePoint. Bij archivering hoort het toekennen van metadata. In SharePoint zijn deze niet goed afdwingbaar. Daardoor voldoen documenten onvoldoende aan je archiveringsafspraken;
- Geen standaardproces voor archivering: In Teams zit er vaak een handmatige handeling aan vast. Hierdoor loop je het risico dat informatie niet gearchiveerd wordt of juist dubbel;
- SharePoint biedt onvoldoende inzicht: Het is niet transparant en er zijn geen uniforme werkprocessen.
DMS/RMA-structuur ontbreekt: Een goed DMS/RMA is gestructureerd op basis van archiveringsafspraken, met velden, bewaartermijnen, metadatering en structuren die uniform zijn. Dat mis je zonder een DMS/RMA.
Benieuwd naar alle voordelen van de module voor je medewerkers, en jezelf?
We hebben dit overzichtelijk voor je onder elkaar gezet in het On demand webinar.