In veel organisaties is Microsoft Teams dé plek voor samenwerking. Maar juist daar raakt informatie versnipperd, raakt context verloren of worden belangrijke documenten vergeten. Goed informatiebeheer in Teams is daarom essentieel.
Met Corsa Connect Teams maak je het archiveren van Teams-documenten eenvoudig, betrouwbaar en compliant. Of je nu werkt aan een project, vergadert of dagelijks samenwerkt – met drie slimme inzichten archiveer je vanuit Teams moeiteloos in Corsa.
Informatiebeheer in Teams begint bij structuur: de inrichtingsfase
Een goede start maakt alles makkelijker. Denk vóór gebruik van Teams na over sjablonen, metadata en mappenstructuren. Kies bijvoorbeeld voor een vaste mapstructuur waarin je documenten terugvindt, inclusief de map ‘Archiveren’. Sla je hier documenten op, dan komen ze automatisch in het juiste dossier in Corsa Connect Teams terecht.
Slim ingerichte templates maken het voor medewerkers overzichtelijk en eenvoudig. Zo leg je de basis voor consistent, compliant en efficiënt informatiebeheer in Teams – zonder extra handelingen.
Dynamisch samenwerken én documenten archiveren vanuit Teams
Tijdens het werk verandert informatie voortdurend. Denk aan conceptversies, opmerkingen of extra bijlagen. Gebruikers willen documenten snel delen, bewerken of terugvinden.
Daarom biedt Corsa Connect Teams automatische versiebeheer, visuele status icons en slimme metadata-opvraging. Bij het opslaan vullen medewerkers verplichte velden in, zoals onderwerp en vertrouwelijkheid. Mist er iets? Dan geeft het systeem automatisch feedback.
Je bepaalt zelf hoeveel metadata gebruikers invullen, of je werkt met een centraal aangewezen beheerder per team. Welke methode je ook kiest: de informatie komt veilig, gestructureerd en vindbaar in Corsa terecht.
Documenten archiveren op jouw manier – handmatig of automatisch
Corsa Connect Teams biedt meerdere manieren om documenten aan dossiers te koppelen:
- Handmatig: de gebruiker vult het dossiernummer in;
- Automatisch: geen nummer ingevuld? Dan maakt het systeem een nieuw dossier aan;
- Op basis van sjablonen: nieuwe teams of kanalen worden aangemaakt met vooraf ingestelde metadata en mapstructuren.
Zo voorkom je fouten, versnippering en verlies van informatie. Alles komt op één plek samen: archiefwaardig en direct terug te vinden.
Lifecycle management en compliance: minder zorgen, meer zekerheid
Zodra een document is opgeslagen in Corsa, kun je bestanden automatisch opruimen in Teams of SharePoint. Alleen wat relevant is, blijft bewaard. Zo voorkom je dat oude versies blijven circuleren en voldoe je eenvoudig aan de AVG, Archiefwet of interne compliance-eisen.
Met Corsa Connect Teams verminder je opslagkosten, werkdruk en risico’s – terwijl je gebruikers nauwelijks iets extra’s vraagt. Je krijgt grip op het hele documentproces: van samenwerking tot archivering.
Binnen 3 dagen live: efficiënt informatiebeheer in Teams is dichterbij dan je denkt
De module is snel te implementeren. In drie dagen werk je met jouw team volledig volgens jouw eigen archiefstructuur. Of je nu start met één afdeling of organisatiebreed werkt: Corsa Connect Teams past zich aan aan jouw proces.
Meer grip op informatiebeheer in Teams?
Wil je documenten archiveren zonder omkijken? Minder losse mappen, versies en chaos? Met Corsa Connect Teams beheer je informatie vanuit Teams zoals het hoort – veilig, betrouwbaar en compleet.
Bekijk het praktijkvoorbeeld in het webinar.