De Belastingdienst kwam onlangs in het nieuws: dossiers die niet compleet zijn, fouten die pas bij de rechter worden ontdekt, en burgers die te lang in onzekerheid blijven. Een incident? Misschien, maar vooral een signaal. Want dit is niet enkel een probleem van één organisatie – het raakt aan een bredere, structurele kwetsbaarheid in de informatiehuishouding van de overheid.
En daarmee ook aan de kern van vertrouwen, rechtszekerheid en transparantie.
De schaduwkant van versnipperde informatie
Bij veel overheidsorganisaties is informatie verspreid over meerdere systemen, inboxen en persoonlijke mappen. Wat ontbreekt, is regie: op structuur, toegankelijkheid én verantwoordelijkheid. En zonder die regie worden fouten pas zichtbaar wanneer de schade al is geleden – in bezwaarprocedures, Woo-verzoeken of bij parlementaire controle.
Transparantie begint met vindbaarheid. En rechtszekerheid met een compleet dossier.
De Wet open overheid stelt nieuwe eisen – en legt pijnpunten bloot
Met de komst van de Woo neemt de druk toe om informatie niet alleen beschikbaar, maar ook verantwoord te kunnen delen. Dit vraagt om dossiervorming die niet alleen volledig is, maar ook duurzaam toegankelijk en eenvoudig te publiceren.
Een behoorlijke uitdaging als je afhankelijk bent van verouderde systemen of handmatige processen. Maar ook wanneer regels verschillend worden geïnterpreteerd, of er geen duidelijke afspraken zijn over verantwoordelijkheden rondom dossiervorming.
Zonder goede samenwerking, kwaliteitscontrole en procesinrichting blijven fouten onopgemerkt – tot het te laat is.
Dat bleek recent nog uit onderzoek van de Inspectie Belastingdienst, Toeslagen en Douane, waarin zorgen werden geuit over onvolledige dossiers bij rechtszaken.
“Uiteindelijk is het aan de Belastingdienst om ervoor te zorgen dat dossiers die aan de rechtbanken worden geleverd compleet zijn. Dat is van belang voor de rechtsbescherming van burgers en bedrijven, want die krijgen daarmee een eerlijke positie tegenover de Belastingdienst.” – dr. Bart Snels, Inspecteur-generaal
De oplossing? Begin bij de bron
Toekomstbestendig informatiebeheer begint bij het werkproces zelf. Door informatie vanaf het eerste moment gestructureerd en verantwoord vast te leggen, ontstaat vanzelf een archief dat niet alleen compleet en betrouwbaar is, maar ook duurzaam toegankelijk blijft. Wij helpen overheden om versnippering actief tegen te gaan door dossiervorming te automatiseren: documenten worden automatisch vastgelegd, bewaartermijnen toegewezen en dossiers tijdig en gecontroleerd afgesloten. Zo blijft informatie vindbaar, beschikbaar en interpreteerbaar – ook jaren later. Bovendien ondersteunen we bij het publiceren volgens de Woo, direct vanuit één platform. Dat maakt openbaarmaking efficiënt en zorgvuldig. Niet achteraf, maar ingebed in de dagelijkse praktijk. Daarmee werk je stap voor stap toe naar een informatiehuishouding die voldoet aan wet- en regelgeving én vertrouwen wekt, zowel intern als extern.
Informatiebeheer als fundament van goed bestuur
Wat de Belastingdienst overkwam, is geen uitzondering. Maar het hoeft ook geen norm te zijn. Door nú te investeren in een solide informatiehuishouding, voorkom je dat fouten stilletjes doorsluimeren tot ze publiekelijk zichtbaar worden. Je maakt Woo-verzoeken beheersbaar, bezwaarprocedures robuust en je dienstverlening transparanter.
Want goed informatiebeheer is geen administratieve last. Het is de basis van modern, betrouwbaar en open bestuur.