Om compleetheid in haar archief te krijgen en beter te voldoen aan haar wettelijke verplichting, heeft de gemeente Vaals haar archiefproces verder geautomatiseerd. De gemeente heeft in 2024 met succes de oplossing ‘Grip op archief‘ geïmplementeerd om zo hun archiefbeheer te verbeteren. Samen met BCT koos de gemeente ervoor om geleidelijk over te stappen naar een gestructureerde aanpak van het archiefbeheer binnen het bestaande systeem, Corsa.
Dit zorgde voor snelle resultaten, verhoogde tevredenheid onder medewerkers en een verbeterde dienstverlening aan burgers en ondernemers. Een stapsgewijze implementatie en goede begeleiding waren cruciaal voor het behaalde succes. De gemeente streeft daarom naar een verdere optimalisatie en uitbreiding van hun archiefsysteem.
Aanleiding
Tot begin 2024 wist de gemeente Vaals niet goed waar al hun archiefstukken stonden. Informatie was opgeslagen in verschillende systemen zoals Corsa, andere netwerken en e-mails. Om dit op te lossen en aan de regels van de Archiefwet te voldoen, wilde de gemeente meer controle over het archief. Ze vroegen ze BCT om te helpen.
Win-win
“Samen met BCT hebben we gekeken naar de beste oplossing voor onze gemeente, zodat we op korte termijn ook resultaten zagen. De oplossing ‘Grip op Archief’ bleek geschikt hiervoor”, vertelt Danny van der Meij, functioneel beheerder bij de gemeente Vaals.
De oplossing moest een win-winsituatie worden: voldoen aan de wet- en regelgeving én de medewerkers een gestructureerde opslagplek bieden. Er is een verbeterplan opgesteld en vervolgens een impactanalyse gemaakt.
De oplossing moest laagdrempelig zijn voor de eindgebruikers en volledig van a tot z worden ingericht. Ook zijn de metadata-verrijking oplossingen voor het archief hierin meegenomen om de oplossing compleet te maken. Hierdoor kunnen alle digitale documenten tijdens de bewaartermijnen in een goed geordende en toegankelijke staat worden beheerd.
Snel resultaat door gefaseerde implementatie
Bij het maken van de impactanalyse is niet de hele organisatie van de gemeente Vaals betrokken. De gemeente is met een kleine groep begonnen, zodat zij de voordelen van de nieuwe oplossing konden ervaren. Vanuit hier gingen steeds meer medewerkers op de nieuwe manier werken.
“Medewerkers waren goed voorbereid op wat er stond te gebeuren en waarom. Bij de start van de implementatie hebben we afdelingen gevraagd om mee te doen. Afdelingen die met eenvoudige zaaktypes werken en hiermee instemden, hebben we volledig meegenomen in het verhaal. We konden op deze manier snel resultaten laten zien. Dat heeft een positief effect gehad op het draagvlak voor de implementatie van de oplossing Grip op archief.”
Danny van der Meij, functioneel beheerder gemeente Vaals
De impactanalyse bevestigde welke stappen de gemeente moest zetten. De eerste fase was de grootste en belangrijkste: op welke manier krijgen we het dossier zo compleet mogelijk?
Gemeente Vaals is in januari 2024 gestart met het inrichten van de zaaktypes. Eind maart is de gemeente live gegaan met 5 zaaktypes en halverwege 2024 stond de teller al op 38. Volgens BCT gaat de implementatie vlot. Uiteindelijk heeft de gemeente Vaals meer dan honderd zaaktypes nodig.
“Ik ontvang positieve reacties van medewerkers. In het begin kreeg ik vooral technische vragen. Medewerkers liepen tegen meerdere dingen aan, maar dat is normaal als iets nieuws wordt geïmplementeerd. We kregen in het begin ondersteuning van BCT om medewerkers uitleg te geven. Samen met de consultant hebben we op locatie zaken kunnen inrichten. Dat was fijn.”
Angelo Schmitz, informatieadviseur gemeente Vaals
In control zijn
Elke gemeente heeft een archief dat onderdeel is van een groter geheel. Het is daarom belangrijk dat een oplossing zoals Grip op archief gekoppeld is met andere systemen om een centraal organisatiegeheugen te vormen, informatie op de goede manier te bewaren en zo de juiste data te verkrijgen.
Door te voldoen aan de Archiefwet, scoor je ook goed bij de archiefinspectie. Je bent ‘in control’ als organisatie: je weet waar alles staat en je kan alle documenten aanleveren als deze worden opgevraagd. Dit is belangrijk voor de verantwoording die een gemeente moet afleggen. Het is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een voorwaarde voor openheid en transparantie.
“We scoren nu een stuk beter op de interventieladder van de provincie. We zijn bezig met het verbeterplan en zetten stappen in de goede richting.”
Danny van der Meij, functioneel beheerder gemeente Vaals
De ambitie van gemeente Vaals is om een paar honderd zaaktypes in te richten. Danny blikt vooruit:
“De volgende uitdagingen worden de projectdossiers. Hoe krijgen we binnen een netwerkomgeving waarin iedereen met zijn eigen mapjes werkt, deze documenten op een succesvolle manier in Corsa? Ik zag dat BCT daarvoor via Teams ook een oplossing heeft. Daarin wil ik me nog gaan verdiepen, want ik kan me voorstellen dat medewerkers dat een handige oplossing vinden. Alles op één plek én grip op het hele archief.”
Download de case study