Microsoft Teams lijkt een onmisbare oplossing voor veel organisaties, vooral in de huidige tijd waarin remote werken de norm is geworden. Het biedt een centrale plek waar teamleden kunnen communiceren, samenwerken en documenten kunnen delen, wat de productiviteit en efficiëntie aanzienlijk verhoogt. Tegelijkertijd leidt het ook tot frustraties en overtredingen van wet- en regelgeving.
Teams is namelijk niet het platform om informatie voor lange tijd op te slaan. Dat heeft alles te maken met wet- en regelgeving zoals de Archiefwet en AVG, maar ook met slechte zoekfunctionaliteit en de beperkte workflow builder voor documentbeheer.
Wil je meer weten over wat je wel en niet moet doen met je informatie in Teams? We delen hieronder 3 inzichten die je moet weten als informatieprofessional.
3 inzichten voor grip op informatie in Teams: Zo doe je het (niet)!
- Inzicht #1: Informatie GRC-proof bewaren doe je niet in Teams;
- Inzicht #2: Jij overtreedt geen regels met ongestructureerde informatie in Microsoft-oplossingen. Of wel?;
- Inzicht #3: Informatie opslaan in het brein van je organisatie is een must geen optie.
Inzicht #1: Informatie GRC-proof bewaren doe je niet in Teams
Als informatieprofessional werk je waarschijnlijk dagelijks met Microsoft Teams, waar je voortdurend bestanden, chats en notities verzamelt. Deze ongestructureerde informatie kan snel onoverzichtelijk worden en is bovendien niet GRC-proof. Een integratie met Corsa biedt de oplossing.
Maak je leven als informatieprofessional makkelijk door Teams-informatie automatisch en gestructureerd in Corsa te plaatsen. Zo krijg je niet alleen meer grip op informatie, maar voldoe je ook eenvoudig aan archiveringsvereisten. Dit bespaart je tijd en moeite bij het terugvinden en beheren van belangrijke documenten, waardoor je werkproces aanzienlijk wordt vereenvoudigd. In deze blog lees je hier meer over. Begin nu en sla over al 3 dagen méér informatie op dan je nu doet!
Inzicht #2: Jij overtreedt geen regels met ongestructureerde informatie in Microsoft-oplossingen. Of wel?
Uit onderzoek blijkt dat overheden hun informatie in Microsoft-oplossingen zoals Teams niet opslaan volgens archiverings- en wettelijke vereisten. Vaak wordt door ambtenaren handmatig informatie geselecteerd voor langdurige opslag. Archivarissen beschouwen deze werkwijzen echter als risicovol, vanwege de menselijke betrokkenheid en de daarmee samenhangende kans op fouten.
Sla jij informatie uit Teams en andere Microsoft-oplossingen goed, veilig en correct op? Of overtreed je net zoveel regels als (andere) overheidsorganisaties? In deze blog gaan we dieper in op waarom het goed opslaan en/of archiveren van ongestructureerde informatie vanuit Teams zo belangrijk is.
Inzicht #3: Informatie opslaan in het brein van je organisatie is een must geen optie.
Met Corsa Connect Teams breng je structuur aan in de dagelijkse samenwerking binnen Teams – precies zoals bedoeld in de visie Corsa als Nexus, waar Connected uit Core, Clever en Connected staat voor naadloze verbinding tussen gebruikers, informatie en processen. Je zorgt er namelijk voor dat belangrijke informatie uit Teams niet verloren gaat, maar automatisch wordt bewaard op één centrale plek.
Zo kunnen collega’s makkelijker samenwerken, vinden ze sneller wat ze zoeken en is de informatie altijd compleet en betrouwbaar. Door Teams te koppelen aan Corsa breng je mensen, processen en informatie met elkaar in verbinding – en dát is precies waar Connected voor staat. Want in een tijd waarin samenwerken digitaal gebeurt, is het verbinden én bewaren van informatie geen luxe meer – het is de basis van goed werken. Een must, geen optie. Lees hier meer over in deze blog.