Efficiënt inrichten van de informatiebehoefte
Document management (DM) is de discipline die gaat over het efficiënt inrichten van de informatiebehoefte en de levenscyclus van documenten. DM maakt het samenwerken aan documenten mogelijk. DM zorgt ook dat documenten beschikbaar en vindbaar zijn en dat de authenticiteit van documenten gewaarborgd wordt.
Document management vs DMS
De termen document management (DM) en document management systeem (DMS) worden af en toe door elkaar heen gebruikt. Toch is er een groot verschil! De DM discipline is breder dan alleen het invoeren van een DMS. Een DMS helpt vooral bij digitaliseren van het document management proces. Wil je precies weten wat een DMS is en wat het kan?
Lees dan verder op onze pagina Wat is DMS?
Beleidsniveau en operationeel niveau
Document management begint bij voorkeur op beleidsniveau. Het is onderdeel van het informatiebeleid van een organisatie. Op dit niveau wordt bepaald hoe er wordt omgegaan met organisatorische aspecten zoals:
- Doelstellingen van informatiemanagement
- De toedeling van verantwoordelijkheden
- De randvoorwaarden van processen zoals documentvernietiging en -substitutie
- Kwaliteitsbewaking
- Opleiding
DM hoort hiermee een onderdeel te zijn van het informatiebeleidsplan van de organisatie. Ook records management (RMA) kan een onderdeel zijn van het informatiebeleidsplan.
Op operationeel niveau ondersteunt DM de vier fases van documentbeheer, namelijk:
- Creatie
- Productie
- Distributie
- Opslag
In bepaalde gevallen komt hier een 5e fase bij, namelijk
- De vernietiging van documenten.
Document management vs. records management vs. archiveren
Er is nogal wat verwarring over de verschillen en overeenkomsten tussen DM, RMA en archivering. Records management en archivering kunnen een waardevol onderdeel zijn van document management. DM kan daarnaast ook toegepast worden zonder deze disciplines.
Records management en archivering zorgen voor het duurzaam borgen van informatie. Hierdoor is informatie beschikbaar, interpreteerbaar, authentiek en volledig.
Om dit te bereiken wordt er beleid opgesteld en wordt er gebruik gemaakt van metadata en een (vaak digitaal) archief dat voldoet aan wet- en regelgeving.
Het wel of niet toepassen van records management en archivering is een keuze van de organisatie. In de regel wordt dit toegepast wanneer:
- Er bepaalde risico’s verbonden zijn aan het verlies van documenten;
- De organisatie gebonden is aan wet- en regelgeving;
- Verantwoording afgelegd moet worden over besluitvorming.
DM kan dus ook toegepast worden zonder RMA en archivering. De nadruk ligt dan op het samenwerken en beschikbaar maken van documenten.
Herkomst records management
Records management is in veel opzichten een ouderwetse term. Het stamt nog uit de tijd vóór de digitalisering. In het record werd toen (handmatig) informatie van alle documenten bijgehouden zoals documentnaam, datum van binnenkomst, afzender en de bestemming. Deze informatie wordt metadata genoemd. Tegenwoordig wordt metadata digitaal gekoppeld aan het document en is er geen ‘losstaand’ record meer.
Als er nu gesproken wordt over ‘het record’ dan kan men bedoelen: het document zelf, de metadata, of zelfs een dossier dat meerdere documenten bevat.