Dokumentkonvertierung
Wie effizient Unternehmen täglich eingehende – analoge oder digitale – Dokumente verarbeiten, ist inzwischen entscheidend für den Erfolg. Der manuelle Verarbeitungsprozess ist aber oft sehr zeitaufwändig und kostenintensiv, meist eintönig und vor allem fehleranfällig. Um diese tiefgreifende Flut von Dokumenten und Daten zu bewältigen, ist eine intelligente Software erforderlich, die alle ein- und ausgehenden Informationen eines Unternehmens – ob auf Papier, digitalisiert oder vollständig digital – bündelt, digitalisiert, transformiert, automatisiert und optimiert.
BCT Essentials Rendition holt das Maximum aus Dokumenten heraus und hebt dokumentenbezogene Prozesse auf ein neues Effizienzlevel. Die Software sorgt für die kontextbezogene Umwandung und Verarbeitung unterschiedlichster Eingangs- und Ausgangsdokumente in den verschiedensten Formaten. Dokumente durchlaufen die verschiedenen standardisierten Prozessschritte im Unternehmen erheblich schneller, sodass die Produktivität nachhaltig gesteigert wird. Auf diese Weise spart man Zeit und Geld, entlastet die Mitarbeiter und ist bereit für weitere Schritte der Digitalisierung.
Vorteile
- Dokumentenverarbeitung über unterschiedliche Systeme, Prozesse oder Abteilungen hinweg
- Erfassung und kontextspezifische Umwandlung von Dokumenten unabhängig von Art, Größe, Quelle oder Kanal
- Sichere, transparente und durchgängig verzahnte Dokumentenprozesse
- Automatisierung und Standardisierung von Arbeitsabläufen
- Hoher Benutzerkomfort durch intuitive und mehrsprachige Benutzeroberfläche
- Vollständig integrierbar mit anderen Lösungen oder Hardwaresystemen
- Zuverlässige & leistungsstarke OCR
- Nutzerfreundliche Validierungsoptionen
Die Software zur Konvertierung und Verarbeitung Dokumente aller Art
BCT Essentials Rendition bildet die Basis für die standardisierte Konvertierung sowie Verarbeitung papierbasierter und digitaler Dokumente. Das funktioniert folgendermaßen:
Input: Papierdokumente, die noch nicht digital vorliegen, werden digitalisiert und mittels OCR (Optical Character Recognition) im Volltext durchsuchbar gemacht. Bereits digital vorhandene (und damit elektronisch erzeugte) Dokumente werden importiert. Eingangskanal und -format (E-Mail, auf Papier, Tiff, PDF, Office-Dokumente etc.) spielen hierbei keine Rolle.
Processing: Für eine fehlerfreie Erfassung lassen sich eingescannte Papierdokumente optimieren. Dabei richtet die Software z. B. schräg gescannte Dokumente aus oder entfernt Knicke und Flecken. Mehrseitige Dokumente oder verschiedene Dokumenttypen werden in diesem Schritt geordnet, wenn sie – etwa mit Barcodes oder mittels Trennseiten – entsprechend gekennzeichnet sind. Ist dieser Schritt erfolgt, können die eigentlichen Inhalte der Dokumente identifiziert und erfasst werden.
Output: In diesem Schritt findet die gewünschte, kontextbezogene Dokumentenerzeugung und -konvertierung statt. Erfasste Inhalte werden dann im gewünschten Format und im Volltext durchsuchbar automatisch am festgelegten Speicherort abgelegt oder an Folgesysteme zur Weiterverarbeitung übergeben. Letzteres kann etwa ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) sein, ein ERP- oder CRM-System oder eine FiBu-Lösung. Mögliche Output-Kanäle und Formate sind etwa: im Volltext durchsuchbare PDF-Dokumente (PDF Text), CSV, JSON, XML, Thumbnails oder PDF mit MRC-Komprimierung sowie ZUGFeRD & XRechnung (mehr Infors zu den letztgenannten Formaten hier).
Verification: Gibt es eine Abweichung bei der Dokumentenerfassung, wird sie dem Benutzer sofort dargestellt und kann überprüft und gegebenenfalls korrigiert werden. Diese Verifizierung ist aber kein Muss. Sie kann je nach Bedarf bei allen Verarbeitungsschritten (Input, Processing und Output) variabel hinzugefügt werden.
Custom Plug-ins
Alle Verarbeitungsschritte können auch durch eigene Logiken / Funktionalitäten ergänzt werden. Somit lassen sich spezifische Plug-ins für Input, Processing und Output hinzufügen. Beispiele:
- Input Plug-In: Bei Ablage eines Dokumentes in einem ECM-System wird die Dokumentverarbeitung gestartet.
- Prozess Plug-in (ohne UI): Office-Dokumente werden über eine externe Applikation verarbeitet, etwa Neevia.
- Prozess Plug-in (mit UI): Digitale Signatur von Dokumenten, wobei die Unterschrift über eine externe Applikation läuft, etwa DocuSign oder ValidSign.
- Output Plug-in: Ablage von Dokumenten in SharePoint / in einem ECM-System oder Übergabe an andere Folgesysteme.
Wissensmodule und Datenräume als essenzielle Erweiterungen
BCT Essentials Rendition ist frei skalierbar und komplementär zu den anderen Business-Systemen. Außerdem lässt sich die Software mit zahlreichen BCT Essentials Wissensmodulen sowie mit den BCT Essentials Datenräumen für den jeweiligen dokumentbezogenen Kontext Datenraum ergänzen.
Erkennen Sie sich in einer oder mehreren dieser Herausforderungen wieder und sind Sie interessiert an der richtigen Lösung? Dann nehmen Sie gerne direkt Kontakt mit uns auf!