Rechnungen in etablierte und Compliance-konforme Formate umwandeln
E-Rechnungs-Generierung
Im Bereich der öffentlichen Verwaltung ist Schluss mit dem papiergebundenen Informationsaustausch. Seit dem 27. November 2020 dürfen öffentliche Auftraggeber – bis auf wenige Ausnahmen – nur noch sogenannte E-Rechnungen annehmen. Wer jetzt meint, er könne künftig einfach seine Rechnung als PDF per E-Mail verschicken, irrt. Die Europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung gibt genaue Vorgaben in Bezug auf Inhalt und Format.
BCT Essentials E-Invoice Generator setzt genau hier an. Dieser optionale Connector im Bereich des Dokumenten-Outputs sorgt für eine digitale und Compliance-konforme Rechnungsverarbeitung, indem er (gescannte und digital erzeugte) PDF-Rechnungen in XRechnungen oder in das ZUGFeRD-Format konvertiert. Der Vorteil der E-Rechnung: Enthaltene Metadaten lassen sich automatisiert in ein Buchhaltungssystem oder in eine ERP-Lösung übermitteln; manuelle Arbeitsschritte werden auf ein Minimum reduziert und Übertragungsfehler vermieden. Das Ergebnis sind verkürzte und deutlich effizientere Bearbeitungs- und Buchungsprozesse mit Rechnungen, vollständig den geltenden Compliance-Vorgaben entsprechen.
Vorteile
- Rechnungsversand, empfang und verarbeitung gemäß geltender Compliance-Vorgaben
- Medienbrüche bei Büro- und Verwaltungsprozessen werden vermieden
- Schnelle, automatisierte und genaue Übermittlung relevanter Rechnungsdaten
- Erhebliche Zeit- und Kostenersparnisse, da manuelle Arbeitsschritte auf ein Minimum reduziert und Übertragungsfehler vermieden werden
- Prozess der Rechnungsverarbeitung wird pünktlicher und übersichtlicher, dadurch schnellere Zahlungsabwicklung zu günstigeren Konditionen
Broschüre BCT Essentials E-Invoice Generator
Papierbasierte und digital exportierte PDF-Rechnungen in E-Rechnungsformate umwandeln!
E-Rechnung vs. "normale" Rechnung
Was ist überhaupt eine E-Rechnung und wie unterscheidet sie sich von „normalen“ Rechnungen? Eine E-Rechnung ist ein nach genauen Kriterien strukturierter Datensatz, der in einem bestimmten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. In Deutschland sind diesbezüglich die Formate XRechnung und ZUGFeRD geläufig. Im Gegensatz zum PDF-Format handelt es sich dabei um Standards für die „echte“ digitale Rechnungsverarbeitung (E-Invoicing). Bei der XRechnung handelt es sich um die Übertragung rein strukturierter Daten auf XML-Basis. XRechnungen sind nicht durch den Menschen lesbar, dafür aber zu 100 Prozent maschinell auswertbar. ZUGFeRD ist hingegen visuell eine Rechnung als PDF, beinhaltet aber gleichzeitig eine strukturierte XML-Datei mit Daten. ZUGFERD-Rechnungen kombinieren also maschinen- und menschenlesbare Daten im gleichen Dokument. Sowohl die XRechnung als auch ZUGFeRD 2.0 (international bekannt als Factur-X) erfüllen alle Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU.
E-Rechnung auf dem Vormarsch
Laut einer Bitkom-Studie ist die E-Rechnung für über 80 % aller dt. Unternehmen relevant. BCT Essentials E-Invoice Generator bietet Anwendern die Grundvoraussetzungen dafür, indem papierbasierte und digital exportierte PDF-Rechnungen in E-Rechnungsformate umgewandelt werden, die der E-Rechnungsverordnung entsprechen (XRechnung und ZUGFeRD 2.0). Die Software lässt sich besonders leicht an unser Modul zur Dokumentenkonvertierung „andocken“ und ist vollständig kompatibel mit anderen komplementären Softwarelösungen, etwa im ECM- und ERP-Bereich.
