Effectieve communicatie van de livedatum - BCT

#014 - Gebruikers optimaal voorbereiden en teleurstellingen voorkomen

Een succesvolle livegang van een project vereist niet alleen technische voorbereiding, maar ook een doordachte communicatieaanpak. Het aankondigen van de livedatum speelt hierbij een cruciale rol. Het is essentieel om dit op het juiste moment te doen om verwarring en teleurstellingen te voorkomen. Een goed getimede aankondiging zorgt ervoor dat alle betrokkenen goed voorbereid zijn en precies weten wat ze kunnen verwachten. Dit helpt om een soepele overgang te garanderen en verhoogt de kans op een succesvolle implementatie van het project.

Hoe pak je dit aan?

1. Wacht op officiële goedkeuring

Voordat je de livedatum communiceert, zorg ervoor dat je definitieve goedkeuring hebt van de stuurgroep of opdrachtgever. Verkrijg deze goedkeuring minimaal drie weken voor de geplande datum om voldoende tijd te hebben voor voorbereiding en eventuele aanpassingen.

2. Bevries de acceptatieomgeving

Zodra de goedkeuring is ontvangen, moet je de acceptatieomgeving bevriezen. Dit betekent dat er geen nieuwe issues meer kunnen worden toegevoegd, zodat je zeker bent van de stabiliteit van de omgeving op de dag van de livegang.

3. Informeer de gebruikers

Nadat de datum is bevestigd en alle tests zijn afgerond, begin met het informeren van de gebruikers. Zorg voor heldere en tijdige communicatie over de aankomende veranderingen, zodat zij zich kunnen voorbereiden en eventuele vragen kunnen stellen.

Grotere kans op succesvolle implementatie

Door deze stappen zorgvuldig te volgen, vermijd je verrassingen en creëer je duidelijkheid voor alle betrokkenen. Dit draagt bij aan een efficiënte livegang en een positieve gebruikerservaring, waardoor de kans op een succesvolle implementatie aanzienlijk wordt vergroot.

Tips en tricks

• Stel een communicatieplan op: Ontwikkel een gedetailleerd plan dat beschrijft hoe en wanneer de communicatie (over de livedatum) zal plaatsvinden.
• Gebruik geschikte communicatiekanalen: Kies de kanalen die het beste aansluiten bij de gebruikers om de boodschap effectief over te brengen.
• Bied alternatieve contactmogelijkheden: Zorg ervoor dat gebruikers vragen kunnen stellen of problemen kunnen melden na de communicatie over de livedatum.
• Houd de voortgang bij: Monitor de voortgang van het project en pas de communicatie aan indien nodig bij wijzigingen.