Effectieve strategie voor archiefbeheer en vernietiging in Corsa - BCT

#009 - Hoe kun je controleren welke dossiers vernietigd moeten worden?

Een gestructureerd en effectief archiefbeheerproces vereist meer dan alleen het bijhouden van dossiers. Het zorgvuldig nomineren en beheren van dossiers voor vernietiging is cruciaal om ervoor te zorgen dat alleen de juiste dossiers worden vernietigd en dat het proces soepel verloopt. Deze best practice biedt richtlijnen voor het creëren van een overzicht van dossiers die voor vernietiging zijn genomineerd, zodat je dit proces efficiënt en nauwkeurig kunt beheren.

Aanbevolen strategie

Een doordachte aanpak bij het genereren en beheren van vernietigingslijsten zorgt voor overzicht. Dit helpt om het vernietigingsproces goed te laten verlopen. Een duidelijke, goed georganiseerde lijst is de basis voor opvolging en validatie van te vernietigen dossiers.

Werkwijze

Zet een gedetailleerd formulier op in je archiefbeheersysteem Corsa. Neem alle noodzakelijke metadata en relevante velden op, zoals dossiercode, titel, en openings- en sluitingsdatum. Dit helpt bij het maken van een volledige vernietigingslijst.
Maak een sjabloon voor het genereren van de lijst. Zorg dat het sjabloon de juiste velden bevat en geschikt is voor je systeem.
Zorg bij het genereren van de vernietigingslijst dat de juiste autorisaties zijn ingesteld. Configureer het systeem goed. Gebruik de lijst als basis voor acties zoals het controleren van dossiers en het voorbereiden van vernietiging.

Voordelen van deze aanpak

Een systematische aanpak bij het beheren van vernietigingslijsten verbetert de nauwkeurigheid en efficiëntie van archiefbeheer. Het minimaliseert fouten en zorgt voor een vlotte, gecontroleerde afhandeling van te vernietigen dossiers.

Aanvullende tips

• Nauwkeurigheid: Zorg ervoor dat alle formules en lijsten zorgvuldig worden opgesteld om fouten te voorkomen.

• Toegangsbeheer: Controleer regelmatig of de juiste personen toegang hebben in Corsa.

• Actieve Monitoring: Gebruik het berichtencentrum in Corsa actief om snel op de hoogte te zijn van gegenereerde vernietigingslijsten en andere belangrijke meldingen.