Gemeente Rijswijk investeert in primaire processen door overstap naar cloud

Gemeente Rijswijk

De gemeente maakt techniek future-proof door de overstap van on premises naar BCT cloud software.

Gemeente Rijswijk laat al tien jaar lang een grote groei zien in het aantal inwoners. Zo telde de gemeente op 1 januari 2022 56.941 inwoners, ten opzichte van 46.990 in 2012. Met een stijging van ruim 10.000, groeit naast het inwonertal ook de noodzaak om de dienstverlening te verbeteren en processen verder te digitaliseren. Dit laatste wordt ook al jaren door de centrale overheid aangemoedigd. Daarmee is het noodzakelijk dat de technologische infrastructuur van de gemeente meegroeit met de ambities. Dit is een uitdaging die de gemeente Rijswijk al jarenlang hand in hand aangaat met BCT en andere externe partijen.

Inmiddels werkt de gemeente Rijswijk ruim 20 jaar met de oplossingen van BCT, waaronder het Document Management Systeem Corsa en zaaksysteem Liber. Middels deze oplossingen heeft gemeente Rijswijk een basis gelegd om processen gestroomlijnd te laten verlopen en inwoners van een optimale dienstverlening te voorzien.

BCT is hierin niet alleen een softwareleverancier, maar ook een partner die meegroeit, meedenkt en streeft naar het beste resultaat. Vanuit deze positie is de organisatie klaar voor de volgende stap: de overstap naar de cloud.

AANLEIDING

Technologie moet optimaal functioneren

Aan het roer van deze overstap staat Bert van Lith, Manager Informatie bij gemeente Rijswijk. Met zijn bijna 37 jaar ervaring op de IT-afdeling van de gemeente, heeft hij alle ontwikkelingen van dichtbij meegemaakt. Zo ook de implementatie van Corsa, Liber en vervolgens de digitalisering van de informatiestromen sinds 2012. Vanaf dat moment zijn er in samenwerking met BCT veel slagen gemaakt met betrekking tot het implementeren van veranderingen en verbeteringen van de applicaties.

“Je bent als organisatie continu in beweging, vooral op het gebied van IT. Om het groeiende aantal inwoners te kunnen voorzien van een optimale dienstverlening en om medewerkers te kunnen faciliteren zodat zij hun werk goed kunnen doen, moet de technologie ook optimaal functioneren.”

Voldoen aan wet- en regelgeving

“Als gemeentelijke instantie heb je te maken met veel wet- en regelgeving, zoals de Wet open overheid (Woo), AVG, de Archiefwet en de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). De oplossingen van BCT zorgen ervoor dat onze informatie duurzaam en toekomstgericht bewaard, beheerd en ontsloten wordt.

Dit met inachtneming van verantwoording (Governance), risico’s beperken (Riskmanagement) en voldoen aan wet- en regelgeving (Compliance), ook wel GRC genoemd. Zo kunnen wij als gemeente continuïteit verzekeren, de kansen van de digitale wereld benutten, maar ook zelf de regie houden. Dat is erg belangrijk voor ons”, aldus Bert.

“Wanneer wij samenwerken met leveranciers, betekent dat ook dat zij onderling met elkaar moeten afstemmen welke stappen zij nemen, bijvoorbeeld om een goede integratie van applicaties te garanderen.

Convenant

Om deze processen te stroomlijnen en om onze groeiende wens naar duurzamere relaties met leveranciers te vervullen, zijn we de afgelopen jaren veel met onze partners, waaronder BCT, in gesprek geweest. Dit heeft geresulteerd in een convenant tussen de leveranciers en de gemeente, waardoor er van alle kanten commitment is ontstaan en de samenwerking veel efficiënter is ingericht.”

Cloud logische vervolgstap

Koos Lefeber, programmamanager en e-adviseur in het team van Bert van Lith, voegt daaraan toe:

“De verstevigde relatie in combinatie met het convenant, heeft gezorgd voor wederzijds vertrouwen en de behoefte om samen naar te toekomst te kijken. Om de organisatie toekomstbestendig, digitaal weerbaar en wendbaar te maken, is de overstap van on premises systemen naar de cloud een logische vervolgstap.”

AANPAK

Ook de gemeente Rijswijk ziet dat steeds meer softwareleveranciers een cloud-first of cloud-only benadering hanteren. Om mee te kunnen liften met innovaties, is migratie naar de cloud op zeker moment onontkoombaar. Wat je wil voorkomen, is dat je voor een voldongen feit komt te staan en gedwongen en onder druk naar de cloud moet. Daar komt bij dat erg veel inspanningen vergt om applicaties on premises voortdurend te updaten.

Een overstap naar cloud zorgt ervoor dat men geen omkijken meer heeft naar updates en upgrades. Software wordt continu vernieuwd, zodat medewerkers altijd beschikken over de laatste features, en is ook optimaal beveiligd.

“Om zo veel mogelijk van de voordelen van de cloud te profiteren, hebben we besloten om ook kernapplicaties zoals Corsa en Liber naar de cloud te migreren.”

Migratie naar de cloud is niet het doel op zich

Migratie naar de cloud is niet het doel op zich, maar is ondersteunend aan de ambities van de gemeente Rijswijk. Het sluit ook aan bij de denkwijze en technologische bouwblokken van Common Ground, de IT-uitvoeringsorganisatie van de VNG. Bert van Lith en collega’s zijn hierbij dan ook niet over één nacht ijs gegaan.

Om te bepalen hoe de overstap naar de cloud op de meest zorgvuldige en efficiënte manier ingericht kon worden, heeft Rijswijk gekeken naar hoe andere gemeentes dit proces met BCT hebben ingericht. Vervolgens is gezamenlijk een impactanalyse opgesteld op basis van de reeds bestaande architectuur om eventuele consequenties en struikelblokken te signaleren.

Geen omkijken meer naar updates en upgrades

Inmiddels zijn de meeste systemen naar de cloud overgebracht, waaronder ook Corsa en Liber. Dit heeft tot nu toe zijn vruchten afgeworpen. Bert: “Voorheen moesten veel partijen in actie komen wanneer er updates plaatsvonden. Dit kostte veel tijd en resources en heeft vaak performanceproblematiek als gevolg gehad. Hiermee besparen we veel tijd.”

“We hebben goed en nauw overleg gehad met BCT of de wijze waarop de migratie zou plaatsvinden. Hierbij is onze CISO aangehaakt, die kon beamen dat de benodigde garanties zoals certificeringen in orde waren. Daarnaast hebben we ook over het vervolgafspraken gemaakt, denk aan service delivery en over de manier waarop we intern het werken met de cloud zouden introduceren. We hebben in deze fase veel gehad aan de ervaring van BCT”, aldus Koos Lefeber.

Architectuur fundament

Alvorens gemeente Rijswijk andere systemen gaat doorontwikkelen, was het overbrengen van kernapplicatie Corsa en Liber naar de cloud essentieel. Deze overstap maakt ook de ‘versaasing’ van andere taakspecifieke applicaties veel simpeler. Dit is het fundament voor de architectuur zoals de gemeente hem in de toekomst ziet. Daarnaast is het een goede eerste stap om aansluiting te vinden bij de ideeën en architectuurinrichting van Common Ground.

RESULTAAT

Migratie succesvol verlopen

Inmiddels zitten Corsa en Liber in de cloud. Andere taakspecifieke applicaties zijn onderdeel van een meerjarenplan.

“Met een goede voorbereiding en een betrouwbare partner is het mogelijk om op een gecontroleerde en zorgvuldige manier de overstap naar de cloud te maken. De komende periode zullen we ons gaan focussen op het overzetten van al onze taakspecifieke applicaties, en om deze te koppelen aan Corsa en Liber om zo een naadloze gebruikerservaring te creëren”, zegt Bert van Lith.

“We zijn ervan overtuigd dat investeren in dit soort ontwikkelingen gelijkstaat aan investeren in je primaire processen. Alle verbeteringen die we aanbrengen, hebben een positieve weerslag op de business en op de burgers; daar doen we het uiteindelijk voor.”