Meerinzicht verbetert dienstverlening met Liber informatieplatform

Meerinzicht

De gemeenten Ermelo, Harderwijk en Zeewolde hebben elkaar gevonden in één ambtelijke organisatie: Meerinzicht. Doel is om op een aantal beleidsterreinen de krachten te bundelen en efficiënter te werken om de dienstverlening naar burgers en bedrijven te verbeteren. Om medewerkers op een eenvoudige manier toegang tot en inzicht in informatie te bieden zet Meerinzicht het Liber platform voor zaakgericht werken van BCT in. Deze manier van werken wordt ondersteund door een nieuwe – coronaproof – digitale training, die medewerkers optimaal voorbereidt en die zo zorgt voor een brede en snelle acceptatie.

AANLEIDING

De doelstellingen en ambities van Meerinzicht zijn duidelijk. Je moet er als overheid alles aan doen om de burger goed te bedienen. De digitale transformatie moet je dan ook met twee handen aangrijpen. Met digitale dienstverlening kun je echt grote stappen zetten om transparanter en efficiënter te werk te gaan. Tegelijkertijd ligt er een grote kans om de overheid, zeker de lokale, beter bereikbaar te maken. Het contact en de samenwerking kunnen allemaal veel laagdrempeliger. Dat is exact waar Meerinzicht, en zijn 400 medewerkers, voor staat.

Samenwerking

De gemeenten Ermelo, Harderwijk en Zeewolde werken samen op het gebied van zorg, werk en inkomen, jeugdhulp en leerlingzaken (domein sociaal). Daarnaast hebben de drie gemeenten elkaar gevonden als het gaat om belastingen, facilitaire dienstverlening, financiën, gebouwenbeheer, HRM, informatisering & automatisering, communicatie, juridische zaken en geo-informatie (domein bedrijfsvoering). Om alle medewerkers en systemen met elkaar te verbinden ligt er een hoogwaardig glasvezelnetwerk tussen de drie vestigingen in Ermelo, Harderwijk en Zeewolde. Daarmee is de basis voor een vlotte informatie-uitwisseling gelegd. Het applicatielandschap is geharmoniseerd, wat inhoudt dat iedere medewerker van Meerinzicht met dezelfde oplossingen werkt.

AANPAK

Resultaatgerichte processen

Een aantal van die oplossingen betreft de Liber portalen van BCT die geïntegreerd zijn met het documentmanagementsysteem Corsa van dezelfde leverancier. De keuze voor BCT kwam tot stand na een Europese aanbesteding. Met deze portalen zet Meerinzicht stappen richting zaakgericht werken en daarmee een effectieve digitale dienstverlening. Zaakgericht werken is een manier van werken die zorgt voor controle op resultaatgerichte processen. Het is een middel om grip te krijgen op de afhandeling en het resultaat van een zaak. Ook zorgt het ervoor dat je als organisatie winst boekt op het gebied van efficiency en kwaliteit in het primaire werkproces van medewerkers.

Zo is er één centrale werkvoorraad van waaruit medewerkers van Meerinzicht hun taken kunnen oppakken. Vervolgens hebben zij direct toegang tot alle relevante informatie die bij een bepaalde zaak hoort. Het maakt daarbij niet uit welk device zij gebruiken: pc, tablet of mobiel. Tegelijkertijd is Meerinzicht verzekerd van de veilige borging van informatie, zodat aan wet- en regelgeving zoals de AVG of specifieke overheidsstandaarden wordt voldaan. De samenwerking met BCT garandeert Meerinzicht tevens dat er continu verbeteringen worden doorgevoerd in de geboden functionaliteit.

RESULTAAT

Betrokken medewerkers

BCT werd nadrukkelijk bij de implementatie betrokken zodat Meerinzicht kon profiteren van de kennis en ervaring met zaakgericht werken en de optimale inrichting van informatieplatforms bij de overheid. De implementatie van de Liber portalen vindt in 2020 stapsgewijs plaats en is bijvoorbeeld in Harderwijk al succesvol afgerond. Als het moment van livegang in zicht komt, is het belangrijk dat de betrokken medewerkers goed geïnformeerd en vertrouwd zijn met het nieuwe zaaksysteem, dat er draagvlak gecreëerd wordt.

Idealiter vindt een klassikale training op locatie plaats maar dat was gezien de COVID-19 maatregelen niet te organiseren. BCT en Meerinzicht hebben daarom een alternatief ontwikkeld: de interactieve en digitale videotraining. Hiermee geven beide organisaties op een innovatieve manier invulling aan de training die helpt met zaakgericht werken in Liber. De praktijk leert dat de digitale training erg goed ontvangen wordt. Het is interactief, dat wil zeggen dat ook vragen en opmerkingen online gesteld en beantwoord kunnen worden. Voor de trainers is een dashboard beschikbaar waar de voortgang gemonitord wordt. Dit is tevens een handige tool voor het management. Een ander voordeel is dat de trainingsvideo beschikbaar blijft als naslagwerk of ingezet kan worden bij het inwerktraject van nieuwe medewerkers.

TOEKOMST

Enthousiast over zaakgericht werken

In alle lagen van de Meerinzicht organisatie raken mensen aangehaakt en het enthousiasme over zaakgericht werken in het algemeen en de Liber portalen in het bijzonder neemt langzaamaan toe. “We hebben nu de fundamenten gelegd waarop we voortdurend kunnen werken aan de beste versie van Meerinzicht”, luidt de conclusie.