Wat is het ideale groeipad om optimaal te kunnen besturen? Bekijk het stappenplan.
Digitaal vergaderen
Een vergadering zonder documenten is ondenkbaar
Besluitvorming kan alleen gerealiseerd worden wanneer iedereen over de juiste informatie beschikt. Het beschikbaar hebben van documenten en bijbehorende aantekeningen tijdens vergaderingen is daarom van cruciaal belang.
Als onderdeel van een vergaderorgaan wilt u in staat zijn om documenten die gekoppeld zijn aan een agenda, makkelijk en snel in te zien.
Koppeling met vergader apps
Veel documenten die in vergaderingen besproken worden zijn afkomstig uit Corsa. In de afgelopen jaren hebben we dan ook bij veel organisaties Corsa gekoppeld met diverse apps voor digitaal vergaderen. Zo kunt u Corsa koppelen met vergaderapps van de volgende leveranciers:
- NotuBiz
- iBabs
- GemeenteOplossingen
Voordelen
- Beheer van agenda’s, agendapunten, documenten, bewaking/workflow en archivering kunt u blijven uitvoeren in uw vertrouwde DMS omgeving.
- Dubbele redactieomgevingen behoren daarmee tot het verleden.
- Draagt bij aan het voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van archiveren.
- Informatie staat niet meer versnipperd in diverse applicaties.
- De agenda en de vergaderstukken worden automatisch bij de juiste deelnemers op de tablet geplaatst.
- Lagere werkdruk voor het secretariaat of bestuurders: stukken uit Corsa worden nu met één druk op de knop in een vergaderapp geplaatst.
- Geen verschillende documentversies tussen Raad, College van B&W en ambtelijke organisatie.
In het bestuurlijk proces is digitaal vergaderen slechts het topje van de ijsberg. Er valt veel meer winst te behalen dan enkel het vergaderen. Met name bestuurlijke procesondersteuning is cruciaal om optimale efficiency en transparantie te kunnen waarborgen.
Met Bestuurlijke besluitvorming en Bestuurlijke opvolging krijgt u meer grip op bestuurlijke procesondersteuning.
Uitdagingen bij digitaal vergaderen
Gemeenten kijken in toenemende mate naar mogelijkheden om onderdelen rondom het bestuur te digitaliseren. Dit is een positieve ontwikkeling want er valt hier nog veel winst te behalen. Veel gemeenten digitaliseren eerst het vergaderprocess. Dit is een prima stap, maar vergeet ook niet kritisch te kijken naar het digitaliseren van het bestuurlijk besluitvormingsproces.
Wanneer u de knoop heeft doorgehakt om alle papier los te laten tijdens vergaderen, dan is het natuurlijk belangrijk dat dit project slaagt. Digitaal vergaderen kent een aantal uitdagingen die overwonnen moeten worden. In dit artikel leest u meer over de uitdagingen van papierloos vergaderen.
Groeipad naar optimaal besturen
Het digitaliseren van uw bestuurlijke processen draagt bij aan een complete informatievoorziening. Wat is het ideale groeipad om optimaal te kunnen besturen? Lees het in de brochure.
