Im Geschäftsleben entwickeln sich die Regeln und Technologien ständig weiter. Ab dem 1. Januar 2025 steht ein neuer Meilenstein bevor, der Auswirkungen darauf haben wird, wie Unternehmen ihre eingehenden und ausgehenden Rechnungsströme organisieren. Die Rede ist von der E-Rechnungspflicht – ein Begriff, der Ihnen vielleicht noch neu ist, der aber bald eine zentrale Rolle in der Geschäftswelt spielen wird.
Stellen Sie sich eine Welt vor, in der Papierrechnungen und deren manuelle Bearbeitung der Vergangenheit angehören. Wo die Effizienz gesteigert wird, werden Fehler reduziert und die Umwelt durch den Einsatz der digitalen Rechnungsstellung geschont. Genau darauf zielt die E-Rechnungspflicht ab und ab dem 1. Januar 2025 sind elektronische Rechnungen im B2B-Bereich Pflicht.
Aber warum gibt es die E-Rechnungspflicht? Und vor allem, wie können sich Unternehmen auf diese digitale Umstellung vorbereiten? In diesem Blogbeitrag werden wir diese Fragen erkunden und einen tieferen Einblick in das Aufkommen der E-Rechnungspflicht bieten.
Warum gibt es eine E-Rechnungspflicht?
Derzeit gilt die Verpflichtung bereits für B2G (Business-to-Government)-Transaktionen, und ab dem nächsten Jahr wird sie auf Unternehmen im B2B-Bereich (Business-to-Business) ausgeweitet. Diese Änderung geht auf die Entscheidung der deutschen Regierung zurück, das Wachstumschancengesetz zu verabschieden. Dieses neue Gesetz zielt darauf ab, deutschen Unternehmen eine klarere und zukunftsfähigere Grundlage zu bieten, damit sie langfristig international wettbewerbsfähig bleiben können. Ein wichtiger Bestandteil des Wachstumschancengesetzes sind die Anforderungen in Bezug auf den Versand elektronischer Rechnungen und die Einführung eines Berichtssystems.
Das Berichtssystem wurde entwickelt, um die fällige Umsatzsteuer bei jeder Rechnung kontinuierlich zu ermitteln, anstatt nur bei einer einmaligen Steuererklärung. Auf diese Weise möchte die Regierung die Transparenz und Geschwindigkeit der Umsatzsteuerbuchhaltung erhöhen. Diese Maßnahmen werden nicht nur helfen, Geschäftsprozesse zu optimieren, sondern auch die Integrität des Steuersystems zu verbessern.
Was ist eine elektronische Rechnung?
Eine elektronische Rechnung, auch bekannt als E-Rechnung, ist weit mehr als nur ein digitales Dokument. Es handelt sich um eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, versendet und empfangen wird, was eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Nach 2025 wird eine PDF-Rechnung nicht mehr als elektronische Rechnung betrachtet, da sie nicht den strengen Anforderungen der neuen Gesetzgebung entspricht.
Was macht eine elektronische Rechnung anders? Das strukturierte elektronische Format muss dem europäischen Standard für elektronische Rechnungsstellung entsprechen, bekannt als CEN-Norm EN 16931. Dies öffnet die Tür für standardisierte Formate wie XRechnung, das derzeit bereits bei öffentlichen Aufträgen verwendet wird, oder das innovative ZUGFeRD-Format, eine hybride Lösung, die sowohl ein PDF-Dokument als auch eine XML-Datei enthält.
Diese neuen Formate sind jedoch für den durchschnittlichen Benutzer schwer zu lesen. Unternehmen müssen sich auf die Veränderungen einstellen und ihre Systeme anpassen, um den Anforderungen zu entsprechen. Aber mit den richtigen Tools und Kenntnissen profitieren Sie von der Effizienz und Genauigkeit, die die elektronische Rechnungsstellung mit sich bringt.
Gilt das auch für mein Unternehmen?
Unternehmen müssen ab dem 1. Januar 2025 bereit sein, an der “digitalen Evolution” sowohl beim Empfangen als auch beim Versenden von E-Rechnungen teilzunehmen, so sagt die IHK (Industrie- und Handelskammern). Aber keine Panik – der Übergang wird allmählich erfolgen. Es gilt eine Übergangsfrist bis mindestens zum 31. Dezember 2026, in der Papierrechnungen weiterhin akzeptiert werden.
Hat Ihr Unternehmen einen Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro und befindet es sich im B2B-Sektor? Dann wird ab dem 1. Januar 2027 das Versenden von E-Rechnungen zur Pflicht. Kleine Unternehmen haben jedoch etwas mehr Zeit, da sie erst bis zum 31. Dezember 2027 auf die E-Rechnung umstellen müssen.
Aber dennoch gibt es einige Ausnahmen, die Prozesse erleichtern. Rechnungen im Wert von weniger als 250 Euro oder Fahrscheine fallen nicht unter die E-Rechnungsanforderungen, was die Umstellung auf digital etwas weniger einschneidend macht. Kurz gesagt, während die digitale Transformation unvermeidlich ist, sorgen diese Übergangsregelungen dafür, dass sich Ihr Unternehmen für die Zukunft der Rechnungsstellung rüsten kann.
Wie kann ich mich vorbereiten?
Die Beschaffung der richtigen Tools ist bereits ein wichtiger erster Schritt, um Ihr Unternehmen auf die bevorstehende E-Rechnungspflicht vorzubereiten. Mit der richtigen Software und den richtigen Systemen können Sie elektronische Rechnungen effizienter und genauer verarbeiten, was es Ihnen ermöglicht, sich an die neuen Anforderungen anzupassen und gleichzeitig Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren.
Nutzen Sie die E-Invoicing-Verpflichtung als Chance, um mit Hilfe der intelligenten Software von BCT Deutschland die ab 2025 geltenden Pflichten sofort zu erfüllen. Verarbeiten Sie mit unserer Invoice-Lösung nahtlos alle gängigen internationalen E-Invoice-Formate (wie XRechnung, ZUGFeRD, etc.) sowie PDF- und andere Rechnungen.
Darüber hinaus haben Sie mit unserer Cloud-Lösung die Möglichkeit eines Full-Service-Modells, das Sie bei der Umstellung auf E-Rechnungen unterstützt und zusätzlich auch die Anreicherung der Daten für eine direkte Verarbeitung in Ihrem ERP ermöglicht.
Haben Sie Fragen oder interessieren Sie sich für unsere Lösungen? Zögern Sie nicht, uns unverbindlich zu kontaktieren.