Opmeer optimaliseert communicatie met burgers door naadloze integratie Corsa – Postex

Gemeente Opmeer

De gemeente Opmeer digitaliseert en automatiseert stapsgewijs de communicatie met haar burgers. De papieren brief en traditionele post maken langzaam plaats voor e-mail en de Berichtenbox. Dit stelt de gemeente in staat efficiënter en effectiever te communiceren, waarbij integriteit en veiligheid van de poststromen gewaarborgd blijft. Ook de analoge oplossing blijft behouden.

Sleutel tot dit succes is de integratie die BCT realiseerde tussen haar document management systeem Corsa en Postex, het platform voor geautomatiseerde communicatie.

AANLEIDING

Opmeer is een relatief kleine gemeente met iets meer dan 12.000 inwoners in de regio West-Friesland. Dit houdt onder meer in dat de gemeente op veel vlakken samen optrekt met buurgemeenten. Dit gebeurt bijvoorbeeld via het shared service center DeSom op het gebied van ICT. Bij dit initiatief zijn zes gemeenten aangesloten en de instelling Werkzaam, dat onder andere de participatiewet voor deze gemeenten uitvoert.

Visie

Ed Post is informatieadviseur en projectmanager bij Opmeer en hij merkt op dat de gemeenten uiteraard ook hun eigen accenten kunnen leggen in hun beleid. Zo is de visie van de gemeente Opmeer dat er steeds meer processen, transacties en communicatie langs digitale weg gaan plaatsvinden. Post:

“Contact met de samenleving wordt meer en meer digitaal en als gemeente kun je daarin de regie pakken. Zo zorg je er bijvoorbeeld voor dat informatie en informatiestromen controleerbaar, toetsbaar en waar mogelijk openbaar zijn. Dat stelt je als organisatie ook in staat om mee te bewegen met nieuwe wetgeving, zoals de Wet open overheid. Ten slotte sluiten digitale contacten en correspondentie goed aan bij ontwikkelingen als digitaal archiveren en zaakgericht werken.”

AANPAK

Gedigitaliseerde en geautomatiseerde communicatie

In dit kader, en tevens in een poging te zoeken naar efficiencywinst en kostenbesparing, zijn de fysieke poststromen tegen het licht gehouden. Is het afdrukken op papier en het fysiek verzenden van brieven aan bewoners en bedrijven nog wel van deze tijd? Voor een groot gedeelte van de inwoners werkt een e-mail of een bericht in de Berichtenbox van de overheid prima. Maar er is wellicht ook een deel dat de voorkeur blijft geven aan een papieren brief in de brievenbus. Waar de gemeente Opmeer naartoe wilde, was de mogelijkheid te creëren om te sturen op de verschillende kanalen en burgers te benaderen via hun voorkeurskanaal.

Uiteraard via een technologische omgeving die veilig, gevalideerd en volledig transparant is. Binnen de afdeling Belastingen was al ervaring met het Postex platform, waarmee communicatie gedigitaliseerd en geautomatiseerd kan worden.

RESULTAAT

Intelligente klantcommunicatie

Het platform regisseert intelligente klantcommunicatie die aansluit bij de actuele en gevalideerde communicatievoorkeur van de klant. Postex kan op verschillende manieren een document bij een klant bezorgen. Het is niet zo dat je als gemeente abrupt afscheid neemt van print. Het versturen van documenten kan namelijk via printen en per post, via e-mail of via de MijnOverheid Berichtenbox. De voorkeur van de ontvanger wordt ook binnen dit platform beheerd.

Ontzorging door integratie

Door de integratie tussen het Corsa DMS/RMA platform en Postex wordt de organisatie verder ontzorgd. Ed Post:

“Het is voor ons belangrijk dat medewerkers binnen hun vertrouwde Corsa omgeving kunnen blijven werken. Documenten worden vanuit Corsa, samen met de benodigde metadata naar het Postex platform gestuurd. De toegang tot deze optie is eenvoudig in te richten. Het is in feite niet meer dan een knop in Corsa, waarmee je een document of documenten bij Postex aanbiedt. Het platform regisseert vervolgens de intelligente klantcommunicatie die aansluit bij de actuele en gevalideerde communicatievoorkeur van de ontvanger.”

Veilig en vertrouwd afgeleverd

Door mensen brieven en uitnodigingen te sturen via hun voorkeurskanaal neemt te kans toe dat zij de brief lezen, leges eerder betalen of toch naar die bewonersavond komen. Tegelijkertijd heeft de gemeente Opmeer de garantie dat berichten en brieven veilig en vertrouwd afgeleverd worden bij de ontvanger. Medewerkers hebben altijd inzichtelijk welke stukken er wanneer verstuurd zijn, compleet met digitale stempel.