Serviceportaal
Meer over samenwerken in Teams met Corsa Connect Teams?

Gebruikersvriendelijke en archiefwaardige opslag vanuit Teams

Wil je makkelijk samenwerken en belangrijke documenten opslaan met de juiste metadata? En dat die documenten direct in de juiste Corsa-folder terechtkomen? Corsa Connect Teams helpt je om de belangrijke informatie moeiteloos en regelconform te op te slaan en te archiveren, terwijl je in je vertrouwde Teams-omgeving blijft werken. Zeg vaarwel tegen zoekgeraakte documenten en omarm een gestroomlijnd, automatisch archiveringsproces dat naadloos integreert met je dagelijkse workflow.

Met Corsa Connect Teams:

– blijf je werken in je vertrouwde Teams-omgeving;
– sla je informatie op volgens wet- en regelgeving;
– sla je documenten en mappen automatisch op in de juiste Corsa-mappen.

Dots
3 inzichten voor grip op informatie in Teams: Zo doe je het (niet)!

3 inzichten voor grip op informatie in Teams: Zo doe je het (niet)!

Wil je meer weten over wat je wel en niet moet doen met je informatie in Teams? We delen hieronder 3 inzichten die je moét weten als informatieprofessional.

Blijf werken in je vertrouwde Teams-omgeving terwijl je documenten centraal beheert

De oplossing integreert makkelijk met je bestaande mappenstructuur in Teams én Corsa. Je start door simpelweg een specifieke map aan te maken binnen je Teams-site. Deze map is bestemd voor alle documenten die je in Corsa wilt opslaan. Gebruikers plaatsen belangrijk en/of finale documenten in die map en voegen metadata toe in pop-up scherm met daarop de vooraf gedefinieerde metdata-velden.

Dit hele eenvoudige proces zorgt ervoor dat je belangrijke informatie niet alleen goed organiseert in Corsa, maar ook klaarstaat voor efficiënte archivering die voldoet aan wet- en regelgeving. Het zorgt er ook voor dat samenwerken in Teams nog leukers wordt en je toewerkt naar een centraal organisatiegeheugen.

Dots

Hanteer makkelijk het beleid van jouw organisatie

Zodra je een document in specifieke map in Teams plaatst, voeg je eenvoudig alle benodigde metadata toe, wat essentieel is voor een gestructureerde en efficiënte documentatie. De specificaties voor welke metadata vereist is, worden vooraf door jouw organisatie vastgesteld, zodat je altijd weet welke informatie nodig is om je documenten volledig en correct te archiveren. Configureer de metadata op basis van bestaande richtlijnen, of maak gebruik van de standaard metadata-velden. De geplaatste documenten worden zo vaak als jij dat instelt naar Corsa overgebracht. Daar wordt het steeds als nieuwe versies opgeslagen of, als je dat wilt, als enige document dat vorige versies overschrijft.

Achter de schermen maakt de Corsa Power Connector het allemaal mogelijk door een directe link te vormen tussen Teams en Corsa, gebruikmakend van het krachtige Power Automate platform voor een vlekkeloze automatisering. De Corsa Power Connector is de integratie die voor de overdracht van bestanden zorgt.

Dots

Archiveer je documenten en mappen automatisch in Corsa

Zodra je de documenten in de aangewezen Team-map plaatst, neemt Corsa Connect Teams het archiveren van je over. Het archiveert niet alleen automatisch de documenten naar Corsa, maar zorgt er ook voor dat alle essentiële metadata die je aan documenten hebt toegevoegd, mee wordt overgedragen. Dit betekent dat je zonder extra moeite zorgt voor een georganiseerde, toegankelijke en conform de regelgeving opgeslagen documentcollectie, terwijl je gewoon doorwerkt in je vertrouwde Teams-omgeving. Daarnaast worden de documenten in direct in de juiste Corsa-mappen geplaatst en door bestaande workflows opgepikt.

Hiermee sluit het werken met Teams naadloos aan op je beleid rondom archiveren en krijg je grip op je archief.

Dots

Deze voordelen ervaren jij en je collega's van Corsa Connect Teams

Er zijn veel voordelen te noemen van archiveren in Corsa ten opzichte van documentbeheer in Teams, mogelijk gemaakt door Corsa Connect Teams. Denk aan:

  • Terugvindbaarheid van documenten. In tegenstelling tot Teams, heeft Corsa een full-text search functie waardoor documenten snel terug te vinden zijn.
  • Aansluiting op het archiveringsproces en het beleid van jouw organisatie. Doordat je vooraf de juiste en verplichte metadata configureert voor je projecten, weet je zeker dat je archiveringsprocessen, maar ook je beleid, wordt nageleefd.
  • Archivering van documenten. Wanneer een medewerker uit dienst treedt worden de documenten van die persoon uit Teams verwijderd. Met de werkwijze van Corsa Connect Teams weet je zeker dat belangrijke documenten bewaard zijn gebleven.
  • Er is geen nieuwe studie of opleiding nodig. Er is geen diepgaande kennis nodig van Teams (SharePoint) omdat de meeste configuratie vanuit Corsa wordt gedaan.
  • Teams-beheer gaat semi-automatisch. Wanneer een project is afgerond kun je kiezen om het Teams-kanaal automatisch te verwijderen of te ‘bevriezen’.

Meer weten over welke voordelen eindgebruikers, beheerders en archivarissen zullen ervaren met Corsa Connect Teams?

Dots
Bekijk het On Demand Webinar

Bekijk het On Demand Webinar

Leer meer over hoe Corsa Connect Teams je ongestructureerde informatie uit Teams op een gebruiksvriendelijke manier archiefwaardig maakt.