Serviceportaal
Meer over samenwerken in Teams met Corsa Connect Teams?

Voordelen Corsa Connect Teams

Met Corsa Connect Teams blijf je werken in je vertrouwde Teams-omgeving en sla je documenten en mappen automatisch op  Corsa. Met de module werk je gebruiksvriendelijk en archiefwaardig samen.

Er zijn veel redenen waarom je documenten vanuit Teams wil opslaan in Corsa. Denk aan:

  • Terugvindbaarheid van documenten. In tegenstelling tot Teams, heeft Corsa een full-text search functie waardoor documenten snel terug te vinden zijn.
  • Beschikbaarheid van informatie voor je hele organisatie – met de juiste authorisatie. Door je documenten op te slaan in Corsa, maak je informatie beschikbaar voor je hele organisatie – in plaats van alleen voor je Teams-projectgroep. Daarbij gelden natuurlijk de authorisatie-regels van Corsa (die in Corsa beter in te regelen zijn dan in Teams).
  • Documentopslag altijd vindbaar onder de juiste metadata in Corsa. Wanneer je een Teams-documentje in het mapje sleept dat naar Corsa wordt overgebracht, moet de eindgebruiker metadata ingeven. Denk aan datums, documentsoort, de Corsa-map waar het document uiteindelijk naartoe moet – en nog veel meer. Jij bepaalt zelf welke metadata de eindgebruiker in Teams invult, en welke metadata jij erna nog wilt toevoegen zodat alles juist in Corsa wordt opgeslagen.
  • Aansluiting op het archiveringsproces. Doordat je vooraf de juiste en verplichte metadata configureert voor je projecten, weet je zeker dat je archiveringsprocessen, maar ook je beleid, wordt nageleefd.
  • Archivering van documenten. Wanneer een medewerker uit dienst treedt worden de documenten van die persoon uit Teams verwijderd. Met de werkwijze van Corsa Connect Teams weet je zeker dat belangrijke documenten bewaard zijn gebleven omdat alles in Corsa is opgeslagem.
  • Er is geen nieuwe studie of opleiding nodig. Er is geen diepgaande kennis nodig van Teams (SharePoint) omdat de meeste configuratie vanuit Corsa wordt gedaan.
  • Teams-beheer gaat semi-automatisch. Wanneer een project is afgerond kun je kiezen om het Teams-kanaal automatisch te verwijderen of te ‘bevriezen’. Zo zorg je ervoor dat je voldoet aan wet- en regelgeving in zowel Teams als in Corsa.

Eindgebruikers, beheerders en archivarissen zullen genieten van de vele voordelen die de module biedt.

Dots

Eindgebruikers

Eindgebruikers werken efficiënt in Teams met de vereenvoudigde archivering naar Corsa, en hebben bovendien eenvoudig toegang tot documenten die volledig doorzoekbaar zijn.

De eindgebruiker:

  • Blijft werken in Teams zonder tussenkomst van andere applicaties, terwijl de juiste documenten toch makkelijk en compliant worden opgeslagen in Corsa.
  • Archiveert met ‘één druk op de knop’ documenten van Teams naar Corsa.
  • Krijgt procesondersteuning omdat gebruiker eraan herinnerd wordt welke metadata toegevoegd moeten worden aan dossiers en documenten voorafgaand aan het archiveren.
  • Vindt (alle) documenten en inhoud terug met de full-text search functie in Corsa.

Met Corsa beschik je standaard over diverse zoekmogelijkheden, zoals uitgebreid zoeken en op een google-achtige wijze zoeken via Application Search. Binnen Corsa kan er gezocht worden op zowel metadata als op documentinhoud.

Dots

Beheerders

Beheerders beheren gestroomlijnd de inhoud van Teams-projecten, met automatische verwijdering of ‘bevriezing’ van Teams-projecten, ondersteund door aanpasbare workflows en sjablonen.

De beheerder:

  • Houdt overzicht in Teams omdat projecten na archiveren automatisch worden verwijderd of ‘bevroren’.
  • Heeft minder beheer omdat een eindgebruiker zelf archiveert naar Corsa.
  • Bepaalt zelf welke metadata de eindgebruiker moet invullen, en welke metadata de beheerder zelf eventueel later nog toevoegt.
  • Configureert Corsa Connect Teams grotendeels binnen Corsa en heeft daarom geen diepgaande kennis nodig van het Power Automate platform nodig.
  • Past workflows aan en richt zelf Teams-sites in met behulp van handleidingen die door BCT worden verstrekt.
  • Werkt efficiënt middels sjablonen waarmee hij aangeeft welk Teams-site of project moet worden opgeslagen. Die sjablonen zijn makkelijk te kopiëren en/of aan te passen.
  • Werkt efficiënt omdat documenten die in Teams worden overgebracht naar Corsa direct worden door de juiste Corsa-workflows opgepikt en/of in de juiste Corsa-mapjes geplaatst.
  • Heeft geen omkijken naar Teams-documenten van oud-medewerkers die anders bij uitdiensttreding uit Teams zouden worden verwijderd omdat, via de werkmethode van Corsa Connect Teams, de documenten al gearchiveerd zijn in Corsa.

De voordelen voor de beheerder, zoals efficiënt documentbeheer en automatische archivering, worden naadloos verbonden met Corsa, waardoor een gestroomlijnde en regelconforme documentatieomgeving ontstaat. Ofwel, de beheerder werkt efficiënt omdat het organisatiegeheugen automatisch en juist wordt gevoed.

Dots

Archivarissen

Archivarissen zijn verzekerd van de naleving van wet- en regelgeving door gestructureerde en volledige archivering van documenten en metadata.

De archivaris:

  • Archiveert Teams-documenten in Corsa om te voldoen aan wet- en regelgeving en maakt archivering mogelijk.
  • Configureert metadata in Teams voor een naadloze aansluiting op Corsa-processen.
  • Vindt alle documenten volledig terug in Corsa met de full-text search functie.
  • Werkt efficiënt omdat documenten die in Teams worden overgebracht naar Corsa direct worden door de juiste Corsa-workflows opgepikt en/of in de juiste Corsa-mapjes geplaatst.

Met Corsa Connect Teams voldoe je aan wet- en regelgeving. Denk bijvoorbeeld aan de Wet open overheid; wanneer documenten juist worden gearchiveerd in Corsa kunnen alle medewerkers makkelijk de juiste bestanden terugvinden wanneer een verzoek tot publicatie of een actieve publicatie vereist is.

Dots