Voordelen Corsa Connect Teams
Met Corsa Connect Teams blijf je werken in je vertrouwde Teams-omgeving, hanteer je het beleid van jouw organisatie in Teams en archiveer je documenten en mappen automatisch naar Corsa. Met de module werk je gebruiksvriendelijk en archiefwaardig samen.
Er zijn veel voordelen te noemen van archiveren in Corsa ten opzichte van documentbeheer in Teams, mogelijk gemaakt door Corsa Connect Teams. Denk aan:
- Terugvindbaarheid van documenten. In tegenstelling tot Teams, heeft Corsa een full-text search functie waardoor documenten snel terug te vinden zijn.
- Aansluiting op het archiveringsproces en het beleid van jouw organisatie. Doordat je vooraf de juiste en verplichte metadata configureert voor je projecten, weet je zeker dat je archiveringsprocessen, maar ook je beleid, wordt nageleefd.
- Archivering van documenten. Wanneer een medewerker uit dienst treedt worden de documenten van die persoon uit Teams verwijderd. Met de werkwijze van Corsa Connect Teams weet je zeker dat belangrijke documenten bewaard zijn gebleven.
- Er is geen nieuwe studie of opleiding nodig. Er is geen diepgaande kennis nodig van Teams (SharePoint) omdat de meeste configuratie vanuit Corsa wordt gedaan.
- Teams-beheer gaat semi-automatisch. Wanneer een project is afgerond kun je kiezen om het Teams-kanaal automatisch te verwijderen of te ‘bevriezen’.
Eindgebruikers, beheerders en archivarissen zullen genieten van de vele voordelen die de module biedt.
Eindgebruikers
Eindgebruikers werken efficiënt in Teams met de vereenvoudigde archivering naar Corsa, en hebben bovendien eenvoudig toegang tot documenten die volledig doorzoekbaar zijn.
De eindgebruiker:
- Blijft werken in Teams terwijl er ook voor wordt gezorgd dat de documenten uiteindelijk gearchiveerd worden en beleid uit de organisatie wordt gevolgd.
- Archiveert met ‘één druk op de knop’ documenten van Teams naar Corsa.
- Krijgt procesondersteuning omdat gebruiker eraan herinnert wordt welke metadata toegevoegd moeten worden aan dossiers en documenten voorafgaand aan het archiveren.
- Vindt (alle) documenten en inhoud terug met de full-text search functie in Corsa.
Met Corsa beschik je standaard over diverse zoekmogelijkheden, zoals uitgebreid zoeken en op een google-achtige wijze zoeken via Application Search. Binnen Corsa kan er gezocht worden op zowel metadata als op documentinhoud.
Beheerders
Beheerders beheren gestroomlijnd de inhoud van Teams-projecten, met automatische verwijdering of ‘bevriezing’ van Teams-projecten, ondersteund door aanpasbare workflows en sjablonen.
De beheerder:
- Houdt overzicht in Teams omdat projecten na archiveren automatisch worden verwijderd of ‘bevroren’.
- Heeft minder beheer omdat een eindgebruiker zelf archiveert naar Corsa.
- Configureert Corsa Connect Teams grotendeels binnen Corsa en heeft daarom geen diepgaande kennis nodig van het Power Automate platform nodig.
- Past workflows aan en richt zelf Teams-sites in met behulp van handleidingen die door BCT worden verstrekt.
- Werkt efficiënt middels sjablonen waarmee hij aangeeft welk Teams-site of project moet worden gearchiveerd.
- Heeft geen omkijken naar Teams-documenten van oud-medewerkers die anders bij uitdiensttreding uit Teams zouden worden verwijderd omdat, via de werkmethode van CorsaConnect, de documenten al gearchiveerd zijn in Corsa.
De voordelen voor de beheerder, zoals efficiënt documentbeheer en automatische archivering, worden naadloos verbonden met Corsa, waardoor een gestroomlijnde en regelconforme documentatieomgeving ontstaat. Ofwel, de beheerder werkt efficiënt omdat het organisatiegeheugen automatisch en juist wordt gevoed.
Archivarissen
Archivarissen zijn verzekerd van de naleving van wet- en regelgeving door gestructureerde en volledige archivering van documenten en metadata.
De archivaris:
- Archiveert Teams-documenten in Corsa om te voldoen aan wet- en regelgeving en maakt archivering mogelijk.
- Configureert metadata in Teams voor een naadloze aansluiting op Corsa-processen.
- Vindt alle documenten volledig terug in Corsa met de full-text search functie.
Met Corsa Connect Teams voldoe je aan wet- en regelgeving, transparant handelen en aan vraag voor actieve openbaarmaking. Wanneer documenten juist worden gearchiveerd in Corsa kunnen alle medewerkers makkelijk de juiste bestanden terugvinden wanneer een verzoek tot publicatie of een actieve publicatie vereist is.