Stad Geel en stad Eeklo starten begin augustus de training Workflow Builder om processen te automatiseren in Corsa. Deze training biedt veel voordelen: het geeft inzicht en overzicht in het automatiseren van processen (workflows), wat helpt om de doorlooptijd van processen te verkorten, de kwaliteit te verhogen en efficiënter en minder foutgevoelig te werken. Na de cursus kunnen ze zelf met het inrichten van automatische processen in Corsa aan de slag, hetgeen slagkracht geeft aan de organisaties op het vlak van digitaal werken.
Inzicht en overzicht in bedrijfsprocessen
Inzicht en overzicht in bedrijfsprocessen zijn heel belangrijk om de doorlooptijd van werkprocessen kort te houden. Het vastleggen van processen, en erna het automatiseren ervan, maakt de beweging van informatie inzichtelijk en daardoor beheersbaar. Ofwel, het zorgt ervoor dat de juiste informatie, volgens de regels van je organisatie, op inzichtelijke en efficiënte wijze van de ene afdeling naar de andere afdeling komt.
Door processen te automatiseren in Corsa, passen procedures en werkstromen aan op alle communicatie binnen de organisatie, rekening houdend met de aanwezigheid van belangrijke personen, werkdrukverdeling en deadlines.
Waarom automatische processen in Corsa maken?
Een workflow is dus een geautomatiseerd proces. Het is een bepaalde volgorde van stappen die automatische wordt uitgevoerd. Maar hoe kan deze optimale uitvoering van stappen worden bereikt? Met behulp van Corsa kun je ervoor zorgen dat op het juiste tijdstip, de juiste informatie bij de juiste persoon (of personen) is. Op deze manier zal iedere stap correct en efficiënt worden afgehandeld.
Workflows in de praktijk
In Corsa worden de processen en werkstromen vastgelegd als procedures, bestaande uit verschillende taken. Een procedure wordt gestart voor een persoon of organisatie en heet dan een case. Document- en relatiebeheer worden ook toegepast, waarbij cases meestal vanuit een documentregistratie starten en gekoppeld worden aan een relatie. Vanuit een case kunnen documenten automatisch gegenereerd en geregistreerd worden met sjablonen.
Registreren van documenten via sjablonen: Bij het starten van een nieuwe case kan Corsa automatisch de benodigde documenten registreren op basis van vooraf ingevulde sjablonen. Dit bespaart tijd en vermindert de kans op fouten doordat de documenten direct aan de juiste relatie worden gekoppeld.
Workflow: voorbeeld #1
Versturen van e-mails bij documentregistratie: Wanneer een document wordt geregistreerd in Corsa, kan automatisch een e-mail worden gestuurd naar de verantwoordelijke persoon of afdeling. Dit zorgt ervoor dat de juiste informatie direct bij de juiste persoon terechtkomt zonder handmatige tussenkomst.
Workflow: voorbeeld #2
De voordelen van samen de training Workflow Builder te volgen
Het zelf kunnen inrichten van automatische processen geeft de organisatie bewegingsvrijheid en slagkracht. Dat is één van de redenen waarom Steden Geel en Eeklo samen de cursus Workflow Builder volgen. Daarnaast leren ze van elkaar en besparen ze bovendien kosten. Eventuele nieuwe medewerkers in de Corsa teams worden gelijk mee opgeleid.
De cursus bestaat uit twee trainingsdagen gegeven door een BCT consultant, waarna de steden vervolgens zelf aan de slag gaan met het maken van workflows in hun organisaties. Vervolgens komen ze een derde keer samen voor een terugkom dag en eventuele resterende (verdieping)vragen te stellen.