Gebruikersvriendelijke en archiefwaardige opslag vanuit Teams
Is het beheren en terugvinden van documenten binnen Teams een worsteling? Wil je makkelijk samenwerken en belangrijke documenten archiveren met de juiste metadata? Corsa Connect Teams helpt je om de belangrijke informatie moeiteloos en regelconform te archiveren, terwijl je gewoon in je vertrouwde Teams-omgeving blijft werken. Zeg vaarwel tegen zoekgeraakte documenten en omarm een gestroomlijnd, automatisch archiveringsproces dat naadloos integreert met je dagelijkse workflow.
Met Corsa Connect Teams:
– blijf je werken in je vertrouwde Teams-omgeving;
– hanteer je het beleid van jouw organisatie in Teams;
– archiveer je documenten en mappen automatisch naar Corsa.
Blijf werken in je vertrouwde Teams-omgeving terwijl je documenten centraal beheert
De oplossing integreert makkelijk met je bestaande mappenstructuur in Teams. Je start door simpelweg een specifieke map aan te maken binnen je Teams-site. Deze map is bestemd voor alle documenten die van cruciaal belang zijn en bewaard moeten blijven voor de lange termijn. Gebruikers plaatsen dan documenten in de aangewezen map. Dit proces zorgt ervoor dat belangrijke informatie niet alleen georganiseerd is, maar ook klaarstaat voor efficiënte archivering, waarmee de basis wordt gelegd voor een gestructureerde en conforme documentopslag.
Op deze manier draagt het samenwerken in Teams bij aan een toegankelijk en centraal organisatiegeheugen.
Hanteer makkelijk het beleid van jouw organisatie
Zodra je een document in specifieke map in Teams plaatst, voeg je eenvoudig alle benodigde metadata toe, wat essentieel is voor een gestructureerde en efficiënte documentatie. De specificaties voor welke metadata vereist is, worden vooraf door jouw organisatie vastgesteld, zodat je altijd weet welke informatie nodig is om je documenten volledig en correct te archiveren. Configureer de metadata op basis van bestaande richtlijnen, of maak gebruik van de standaard metadata-velden. Dit proces zorgt ervoor dat je documenten niet alleen goed georganiseerd zijn, maar ook dat ze voldoen aan de interne richtlijnen en regelgeving, waardoor de vindbaarheid en toegankelijkheid aanzienlijk worden verbeterd.
Achter de schermen maakt de Corsa Power Connector het allemaal mogelijk door een directe link te vormen tussen Teams en Corsa, gebruikmakend van het krachtige Power Automate platform voor een vlekkeloze automatisering. De Corsa Power Connector is de integratie die voor de overdracht van bestanden zorgt.
Archiveer je documenten en mappen automatisch in Corsa
Zodra je de documenten in de aangewezen map plaatst, neemt Corsa Connect Teams het archiveren van je over. Het archiveert niet alleen automatisch de hele map in Corsa, maar zorgt er ook voor dat alle essentiële metadata die je aan documenten hebt toegevoegd, mee wordt overgedragen. Dit betekent dat je zonder extra moeite zorgt voor een georganiseerde, toegankelijke en conform de regelgeving opgeslagen documentcollectie, terwijl je gewoon doorwerkt in je vertrouwde Teams-omgeving.
Hiermee sluit het werken met Teams naadloos aan op je beleid rondom archiveren en huidige processen waardoor je grip krijgt op je informatiehuishouding als op je organisatiebeheersing.
Deze voordelen ervaren jij en je collega's van Corsa Connect Teams
Er zijn veel voordelen te noemen van archiveren in Corsa ten opzichte van documentbeheer in Teams, mogelijk gemaakt door Corsa Connect Teams. Denk aan:
- Terugvindbaarheid van documenten. In tegenstelling tot Teams, heeft Corsa een full-text search functie waardoor documenten snel terug te vinden zijn.
- Aansluiting op het archiveringsproces en het beleid van jouw organisatie. Doordat je vooraf de juiste en verplichte metadata configureert voor je projecten, weet je zeker dat je archiveringsprocessen, maar ook je beleid, wordt nageleefd.
- Archivering van documenten. Wanneer een medewerker uit dienst treedt worden de documenten van die persoon uit Teams verwijderd. Met de werkwijze van Corsa Connect Teams weet je zeker dat belangrijke documenten bewaard zijn gebleven.
- Er is geen nieuwe studie of opleiding nodig. Er is geen diepgaande kennis nodig van Teams (SharePoint) omdat de meeste configuratie vanuit Corsa wordt gedaan.
- Teams-beheer gaat semi-automatisch. Wanneer een project is afgerond kun je kiezen om het Teams-kanaal automatisch te verwijderen of te ‘bevriezen’.
Meer weten over welke voordelen eindgebruikers, beheerders en archivarissen zullen ervaren met Corsa Connect Teams?